Taloyhtiön yhtiökokousten määräaika lähestyy

Taloyhtiöiden kevään 2020 yhtiökokouksia pystyttiin lykkäämään vallitsevan koronatilanteen pohjalta säädetyn poikkeuslain nojalla, mutta yhtiökokousten määräaika umpeutuu syyskuun lopussa. Viime viikolla Isännöintiliitto julkaisi artikkelin, jossa suositeltiin taloyhtiökokousten järjestämistä etäyhteyksien avulla. Liiton teettämän kyselyn mukaan järjestämättä jääneitä yhtiökokouksia on edelleen arviolta noin 10 000 kappaletta, ja taloyhtiöillä onkin nyt mahdollisesti edessään hyvin poikkeuksellinen kokoussyksy.

Isännöintiliiton vaikuttamis- ja tutkimusjohtaja Tuomas Viljamaa arvioi, että etäkokoukset saattavat olla nykytilanteessa ainoa mahdollinen muoto kokousten järjestämiseen. Vaikka tilanne voi vaatia sopeutumista erityisesti ikäihmisiltä, liitto kannustaa etäyhteyksien käyttöön kokouksissa.

Muista nämä asiat syksyn yhtiökokouksissa

Poikkeavaan kokoustilanteeseen liittyy monia muuttujia. Kokosimme muistilistan asioista, jotka kannattaa huomioida syksyn yhtiökokouksia järjestettäessä:

• Mikäli kokouspäivämäärää ei ole vielä lyöty lukkoon, kannattaa se tehdä viipymättä. Syyskuu saattaa ruuhkauttaa monen isännöitsijän kalenterin, joten sopiva päivämäärä kannattaa päättää niin pian kuin mahdollista.
• Jos yhtiökokousta ei pidetä määräajan puitteissa, siitä voi seurata kustannuksia taloyhtiölle.
• On taloyhtiön hallituksen päätettävissä, järjestetäänkö yhtiökokous fyysisesti vai etäyhteydellä. Osallistumistapaa valitessa täytyy varmistaa, että osakkaiden yhdenvertaisuus ja turvallisuus kokouksessa toteutuvat.
• Osallistumistavasta täytyy mainita kokouskutsun yhteydessä. Lisäksi on tiedotettava mahdollisesta etäyhteysmahdollisuudesta ja annettava selkeät ohjeet sen toteuttamiseen. Kutsusta on myös käytävä ilmi, mikäli etänä osallistuminen rajoittaa osakkaan puhe- tai äänivaltaa kokouksessa. Myös etäkokouskäytännöistä, kuten puheenvuorojen jakamisesta, kannattaa mainita.
• Ennen kokousta kannattaa varmistaa teknisten välineiden sekä nettiyhteyksien toimivuus, ja järjestää tarvittaessa harjoituskokous.
• Vaikka kokous päätettäisiin pitää etäyhteyksien avulla, laki velvoittaa järjestämään myös fyysisen kokouksen. Käytännössä tämä onnistuu esimerkiksi niin, että kokoushuoneessa ovat paikalla vain hallituksen puheenjohtaja ja tarvittaessa isännöitsijä.
• Jos kokous järjestetään kokonaan fyysisesti, on huolehdittava riittävistä turvaväleistä. Kokouspaikan tulee olla riittävän tilava, ja tarvittaessa kokouksen voi pitää myös ulkona.
• Tärkeimmät toimet koronatartuntojen ehkäisemisessä ovat käsienpesu ja vähintään 1-2 metrin turvavälit. Kokouksissa tulee noudattaa myös muita Terveyden ja Hyvinvoinnin laitoksen (THL) ohjeistuksia.
• THL:n hiljattain antama maskisuositus ei koske yhtiökokouksia, mutta maskeja kannattaa käyttää tilanteissa, joissa turvavälin pitäminen on muuten mahdotonta. Kasvomaski voi siis tulla tarpeeseen esimerkiksi kokouspaikalle matkustettaessa.

Olemme apunasi etäkokouksessa

Helpottaaksemme etäkokousten järjestämistä olemme keränneet artikkeliin vinkkejä sopivien etäkokouslaitteistojen löytämiseksi. Artikkeliin pääset tästä.

Olemme myös avanneet sivustollemme chatin isännöitsijöiden teknisille kysymyksille. Mikäli kaipaat apua etäkokouksen järjestämisessä, voit ottaa meihin yhteyttä sivustomme chatin kautta (oikea alanurkka) tai Whatsapilla numerosta 040 687 9990. Haluamme olla tukenasi näinä erikoisina aikoina, sekä myös jatkossa!

Etsinnässä etäkokoustyökalu syksyn yhtiökokouksiin? Tutustu helppokäyttöiseen Neomeet-ohjelmistoon: https://neomeet.fi/