Etäkokouskyselyn tulokset: taloyhtiökokousten tietoturva puutteellista

Digitalisaation myötä erilaisten palaveri- ja kokousohjelmien käyttö on viime vuosina yleistynyt, ja viimeistään vuoden 2020 keväällä alkanut koronapandemia toi etäkokoukset myös isännöintialalle. Taloyhtiöiden hallituksen kokouksissa ja yhtiökokouksissa on siirrytty kokousten järjestämiseen hybridimallina, jossa osa kokoukseen osallistujista kokoustaa fyysisesti paikan päällä ja osa etäyhteyksien välityksellä. Etäkokousten yleistymisen myötä esiin on myös noussut kysymyksiä kokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta sekä tietoturvasta. Tämän johdosta Neomeet ja Omataloyhtiö.fi tutkivat kyselytutkimuksessaan, miten hyvin lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden sekä tietoturvan kriteerit toteutuvat taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa sekä miten tärkeinä edellä mainittujen kriteerien toteutumista pidetään. 

Tutkimukseen vastasi yhteensä 282 vastaajaa, joista 105 oli taloyhtiön osakkaita ja 124 taloyhtiön hallituksen jäseniä. Isännöitsijöitä vastaajista oli 30, asuntosijoittajia 5 ja 18 ei halunnut vastata. Hieman yli puolet vastaajista (54%, 151 vastaajaa) oli miehiä, kun taas naisia vastaajista oli 45% (127 vastaajaa). Vastaajissa oli eniten 56-70-vuotiaita, joiden osuus vastanneista oli 46% (131 vastaajaa). Yli 70-vuotiaita vastaajia oli 32% (91 vastaajaa) ja 41-55-vuotiaita 16% (46 vastaajaa). Kysely toteutettiin kuusiportaisella asteikolla, josta osallistujien piti valita heille parhaiten sopiva vaihtoehto (1= ei lainkaan tärkeä, 6= erittäin tärkeä / 1= erittäin huonolla tasolla, 6= erittäin hyvällä tasolla).

Tärkeimpänä kriteerinä kokousten lainmukaisuus

Kyselyssä tutkituista kriteereistä vastaajat pitivät tärkeimpänä taloyhtiöiden kokousten ja päätöksenteon lainmukaisuutta, jonka toteutumista 77% vastaajista piti erittäin tärkeänä ja 12% tärkeänä. Toiseksi tärkein tekijä oli päätöksenteon yhdenvertaisuus, jonka koki erittäin tärkeäksi 73% ja tärkeäksi 15% vastaajista. Tietoturvaa puolestaan piti erittäin tärkeänä 56% vastaajista ja tärkeänä 24% vastaajista.

Yhtiökokousten tietoturva heikoimmalla tasolla

Kyselyssä selvitettiin lisäksi, mitä etäkokousohjelmistoja vastaajien taloyhtiöissä on tällä hetkellä käytössä, sekä miten lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan vaatimukset täyttyvät taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa. Taloyhtiöiden yhtiökokousten lainmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden koettiin olevan melko hyvällä tasolla: taloyhtiönsä kokouksissa asunto-osakeyhtiölain kriteerien koki täyttyvän hyvin tai erittäin hyvin 61% ja yhdenvertaisena taloyhtiönsä kokouksia piti 65%. Sen sijaan 18% vastaajista koki, etteivät lainmukaisuuden kriteerit täyty heidän taloyhtiöissään, ja yhdenvertaisuudessa oli vastausten mukaan ongelmia 24%:ssa taloyhtiöistä. Tietoturvan kriteerit vaikuttivat toteutuvan heikoiten: tietoturvallisina taloyhtiöidensä etäyhtiökokouksia piti 46%, kun taas 15%:n mielestä tietoturva ei toteutunut etäkokouksissa. Loppujen 39%:n mielestä tietoturva toteutui osittain.

Selvästi käytetyin etäkokousohjelmisto kyselyn vastaajien keskuudessa oli Teams, jota oli käyttänyt 74% vastaajista (209 vastaajaa). Seuraavaksi eniten käytettyjä olivat Zoom (29%, 83 vastausta) ja Skype (20%, 58 vastausta). 18% vastaajista (52 vastaajaa) ei ollut käyttänyt kokouksissaan mitään ohjelmistoa.

Miten järjestää lainmukainen, yhdenvertainen ja tietoturvallinen yhtiökokous? Tutustu Neomeet-etäkokoussovellukseen: https://neomeet.fi/