UKK

Haluamme tarjota asiakkaillemme kattavat ohjeet. Helpoin tapa löytää vastaus on katsoa vastauksemme yleisimpiin kysymyksiin.

UKK - Usein kysytyt kysymykset

Tältä sivulta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Neomeetin käytöstä.

MITEN VALMISTAUTUA KOKOUKSEEN

Tulevia ja menneitä kokouksia pääset tarkastelemaan Neomeetin päävalikon "tulevat kokoukset" ja "taloyhtiöarkistot" kuvakkeiden kautta. Päävalikkoon pääset osoitteesta www.kokouskutsu.fi, taikka sähköpostissasi tai tekstiviesteissäsi olevan linkin kautta.

Kokoukseen voi osallistua millä tahansa laitteella, jossa on internetyhteys sekä toimiva selain. Voit liittyä sähköpostiin tulleen linkin kautta tai puhelinnumerollasi osoitteesta www.kokouskutsu.fi.

Tarvitset mikrofonin, jotta kokoukseen osallistuminen on mahdollista.

Suosittelemme Neomeetin käyttöä Google Chrome tai Microsoft Edge -selaimilla parhaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Sinun ei tarvitse ladata erillistä ohjelmaa tai sovellusta. Neomeet on selainpohjainen ohjelmisto, joka vaatii vain internetyhteyden ja nettiselaimen. Varsinaiseen kokoukseen tarvitset kuitenkin myös mikrofonin ja kaiuttimet/kuulokkeet, mikäli olet tietokoneella. Älypuhelimesta ja tabletista nämä löytyvät yleensä itsestään.

Mikäli osakas on ilmoittanut kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin etukäteen esimerkiksi postitse, mutta ei osallistu kokoukseen Neomeetin kautta, voidaan osakkaan kanta ottaa edelleen huomioon järjestelmässä.

Isännöitsijä voi tässä tapauksessa lisätä osakkaan paikalla olevaksi ja hoitaa mahdollisen äänestyksen osakkaan puolesta. Pöytäkirjaan tulee erikseen merkitä, ettei henkilö ollut oikeasti läsnä kokouksessa.

Kun osakkeella on enemmän kuin yksi omistaja ja jotta omistajat voivat äänestää kokouksessa, niin osakkeen omistajien tulee valita keskuudestaan yksi henkilö, joka äänestää koko osakeryhmällä. 

Muut osakkaat voivat tehdä valtakirjan edustavalle henkilölle. Ohjeet

Kun valtakirjan tekee ennakkoon, niin se nopeuttaa myös isännöitsijän valmisteluja kokouksen alussa.

KOKOUKSESSA

Isännöitsijä aloittaa kokouksen omasta käyttöliittymästään. Osakas liittyy kokoukseen omalla puhelimella tai tietokoneella. Kokoukseen liitytään sähköpostiin tai puhelimeen tulleen tekstiviestilinkin kautta. 

Kun olet liittynyt kokoukseen, niin kokous etenee automaattisesti isännöitsijän viedessä sitä eteenpäin.

Äänestäminen avautuu automaattisesti, kun isännöitsijä aktivoi äänestämisen.

 

Ääntenlaskentatapa

Osakeperusteinen tarkoittaa, että ääniä annetaan osakkeiden verran. Osakeryhmäperusteinen tarkoittaa, että jokainen osakeryhmä tuottaa yhden äänen. Ääni per henkilö tarkoittaa, että jokaisella osallistujalla on yksi ääni.

Äänestyskäytäntö

Avoin tarkoittaa, että äänet annetaan julkisesti ja kokouksen osanottajat näkevät, mitä kukin äänestää. Suljettu tarkoittaa, että annetut äänet salataan toisilta kokoukseen osallistujilta.

Äänileikkuri

Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksessa järjestettävässä äänestyksessä osakkeenomistajan äänimäärä on enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Lain mukainen äänileikkuri tarkoittaa sitä, että jos yhden henkilön tai samojen tahojen yhdessä omistamat osakeryhmät yksinään tuottavat yli 20 % ääniosuuden, tulee äänileikkuri sovellettavaksi.

Lähde: Kiinteistöliitto

ONGELMATILANTEET

1. Tarkista, että mikrofonisi on kytkettynä laitteeseen ja että se on saanut käyttöluvan selaimelta.

Kun sivusto pyytää lupaa käyttää mikrofonia, anna lupa painamalla salli painiketta:

Jos selain on estänyt mikrofonin käytön, niin salli sen käyttö alla olevan ohjeistuksen mukaisesti:

2. Päivitä sivusto klikkaamalla 'päivitä' nappulaa selaimesi osoiterivin vierestä tai painamalla näppäimistöstä F5.

3.  Jos aikaisemmat vaiheet eivät auta, ongelma saattaa olla palomuurissasi. Neomeetin käyttö vaatii, että sinulla on ulospäin suuntautuvat UDP-portit 10000-50000 auki. Ota yhteyttä IT-hallintoosi ja kysy mahdollisuutta sallia tämä verkkoliikenne porteissasi. Voit ohjeistaa IT-hallintoa ottamaan yhteyttä osoitteeseen tuki@neomeet.fi.

Jos äänesi ei kuulu, niin tarkasta onko sinut mykistetty isännöitsijän toimesta tai onko oma mykistystoimintosi päällä.

Ei hätää. Pääset takaisin kokoukseen käyttämällä sähköpostissa tai puhelimessasi olevaa linkkiä uudelleen. Valitset meneillään olevan kokouksen ja olet jälleen mukana kokouksessa.

1. Tarkasta ensin onko kutsu mennyt roskapostiin. Kutsu tulee osoitteesta: kokous@neomeet.fi
 
2. Jos puhelinnumerosi on isännöitsijän tiedossa ja syötetty järjestelmään, niin voit osallistua kokoukseen www.kokouskutsu.fi osoitteen kautta ilman linkkiä.

 

3. Ota yhteyttä isännöitsijään (sähköpostiosoite voi olla väärin).

 

4. Ota yhteyttä Neomeetin asiakaspalveluun tuki@neomeet.fi

KOKOUKSEN JÄLKEEN

Neomeet-ohjelma mahdollistaa pöytäkirjan digitaalisen allekirjoituksen. Pääset allekirjoittamaan pöytäkirjan päävalikossa olevasta "käynnissä olevat tarkastukset" valikon kautta.

Jos olet fyysisesti paikanpäällä kokouksessa, voit tarkistaa ja allekirjoittaa pöytäkirjan isännöitsijän koneella.

Pöytäkirja laitetaan kirjeitse paperiversiona allekirjoitettavaksi kotiosoitteeseesi.

Pääset Neomeetiin sähköpostissasi tai tekstiviesteissäsi olevan linkin kautta.

Kirjautumalla Neomeet sivustolle, löydät etusivulta kohdan jossa lukee Taloyhtiöarkistot. Valitsemalla taloyhtiön jota asiakirja koskee, pääset selaamaan em taloyhtiön kokousarkistoa.

ASIAKIRJAT

Aloita valitsemalla Neomeetissa tuleva kokous, johon haluat tehdä valtakirjan. Seuraavassa valikossa kysytään, miten haluat osallistua kokoukseen. Valitse tässä osiossa valtakirja.

Digitaalinen valtakirja tulee tehdä vähintään 60min ennen kokouksen alkamista.

Lisätietoa saat painamalla tästä: osakkaan opas

Valtakirjan saanut henkilö saa sähköpostiinsa ja/tai puhelimeensa viestin. Viestissä käy ilmi, ketä hän edustaa, sekä kokouksen ajankohta. Viestin mukana on liittymislinkki, jolla hän pääsee liittymään valtakirjalla määritettyyn kokoukseen.

Paperiset valtakirjat on hyvä toimittaa isännöitsijälle jo ennen kokousta tai viimeistään kokouksen alussa, jolloin isännöitsijä voi lisätä valtuutetun edustajan järjestelmään.

Lisätietoa saat painamalla tästä: osakkaan opas

Kauppakirja toimii valtakirjana, ja isännöitsijä lisää vanhan omistajan äänioikeuden uudelle omistajalle ennen kokousta tai kokouksen alussa. Toimitettuasi uuden kauppakirjan isännöitsijälle, hän voi lisätä sinut osakkeiden omistajaksi ja saat näin äänesi kuuluviin kokouksessa.

Jos osakkeenomistaja kuolee, siirtyy hänen osallistumisoikeutensa kuolinpesälle. Suosittelemme kuolinpesän osakkaita valitsemaan yhden edustajan joko keskuudestaan tai vaikkapa ulkopuolisen pesänselvittäjän. Osakkaiden tulee toimittaa valtakirjat, joista selviää valittu edustaja, isännöitsijälle ennen kokousta tai kokouksen alussa. Isännöitsijä laittaa valtakirjat järjestelmään ja valtuuttaa näin valitun edustajan käyttämään kuolinpesän äänioikeutta. Valittu edustaja voi osallistua kokoukseen normaalisti Neomeetin kautta tai paikan päällä.

Mikäli osakas on ilmoittanut kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin etukäteen esimerkiksi postitse, mutta ei osallistu kokoukseen Neomeetin kautta, voidaan osakkaan kanta ottaa edelleen huomioon järjestelmässä.

Isännöitsijä voi tässä tapauksessa lisätä osakkaan paikalla olevaksi ja hoitaa mahdollisen äänestyksen osakkaan puolesta. Pöytäkirjaan tulee erikseen merkitä, ettei henkilö ollut oikeasti läsnä kokouksessa.

LAILLISUUS

Yhtiöjärjestyksessä on mahdollista sallia yhtiökokoukseen osallistuminen myös teknisen apuvälineen avulla. Myös yhtiön hallitus voi tehdä asiasta päätöksen, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Lisätietoja lähde: Minilex

Linkit oppaisiin:
Isännöitsijän opas

Osakkaan opas

 

 

Tukikanavat virka-aikana arkisin Klo 8.00 – 16.00

Tuki sähköpostilla: tuki@neomeet.fi
Tuki lomakkeella: Tukilomake