Neomeetin etäkokousopas: Taloyhtiön kokouksen luominen

Tervetuloa käyttämään Neomeetia!

Tämä etäkokousopas käy läpi taloyhtiön kokouksen luomisen askel askeleelta. Ohjetta tullaan vielä päivittämään uusien ohjelmistoversioiden julkaisun yhteydessä, sillä uusia ominaisuuksia on jo kehitteillä. 

Vaihe 1: Kokouksen luominen

Isännöitsijän kirjauduttua Neomeetiin hänelle avautuu kuvassa näkyvä etusivu.

Klikkaamalla kohtaa ’Luo uusi kokous’, pääset aloittamaan uuden kokouksen luomisen. Eteesi avautuu seuraavanlainen ruutu.

Sivun yläreunasta näet koko ajan missä vaiheessa olet kokouksen luomisessa.

Kentät ovat seuraavat:

1. Tässä voit valita kokouksen tyypin eri vaihtoehdoista, kuten yhtiökokous ja hallituksen kokous.
2. Isännöitsijän palvelemat taloyhtiöt ovat vaihtoehtoina pudotusvalikossa; tässä valitaan taloyhtiö, jolle kokousta ollaan järjestämässä.
3. Kokouksen päivämäärä ja aika. Kenttää klikkaamalla avautuu myös kalenterinäkymä, josta päivämäärän ja ajan voi valita helposti klikkaamalla.
4. Tästä valikosta voit halutessasi valita osakkaiden henkilöllisyyden todentamistavan. Vaihtoehtona on esimerkiksi tekstiviestillä lähetettävä koodi.
5. Tässä voidaan valita, lasketaanko äänestyksissä äänet osakkeiden vai henkilöiden lukumäärän mukaan.
6. Tässä valitaan ketkä henkilöt vievät kokousta eteenpäin ohjelmistossa. Vaihtoehtoina ovat ’sihteeri’ tai ’puheenjohtaja ja sihteeri’.
7. Tässä valitaan, halutaanko äänestykset pitää avoimina vai suljettuina.
8. Kokouksen fyysinen sijainti ja tekstikenttä mahdollisille lisäohjeille kokouspaikalle saapumiseen liittyen.
9. Kun yllä olevat kentät on täytetty, voit siirtyä tästä napista eteenpäin luomaan kokouksen esityslistaa.

Vaihe 2: Esityslistan tekeminen

Esityslista on aluksi tyhjä, mutta aiheiden lisääminen on yksinkertaista ja nopeaa.

1. Tästä voit lisätä esityslistaan uusia aiheita.
2. Suosikeiksi lisätyt, aikaisemmin luodut valmiit aiheet löytyvät täältä.

’Lisää uusi esityslistan aihe’ -nappia painamalla avautuu seuraava näkymä ponnahdusikkunana.

1. Tähän kenttään kirjoitetaan aiheen nimi tai lyhyt kuvailu.
2. Tästä pudotusvalikosta voit valita aiheen tyypin. Eri aihetyypeillä on hieman erilaisia ominaisuuksia, joiden tarkoitus on helpottaa kyseisen aiheen käsittelyä itse kokouksen aikana. Esimerkiksi puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien valinnalle on oma tyyppinsä.
3. Tästä voit tallentaa luodun aiheen valmiiksi pohjaksi suosikkeihisi.
4. Jatkamalla eteenpäin aihe lisätään esityslistalle.

Suosikki-näkymästä pääset lisäämään aikaisemmin luotuja esityslistan aiheita vaivattomasti kokouksesi esityslistaan. Suosikkeihin menemällä avautuu kuvan ponnahdusikkuna.

1. Ensin valitaan suosikiksi tallennetun aiheen tyyppi.
2. Tähän kohtaan ilmestyy kaikki valitun aihetyypin alle tallennetut aiheet.
3. Valitut suosikit lisätään esityslistaan painamalla ’Jatka’

Kun kokouksessa käsiteltävät aiheet on lisätty esityslistaan, alkaa esityslista näyttämään jotakuinkin seuraavanlaiselta. Tässä näkymässä voit tarkastella esityslistan aiheiden käsittelyjärjestystä sekä lisätä liitteitä kuhunkin käsiteltävään aiheeseen.

1. Esityslistan aiheen tyyppi.
2. Esityslistan aiheelle annettu nimi
3. Aiheeseen lisätyt liitteet näkyvät tässä, ja niitä voi vielä esikatsella, lisätä tai poistaa.
4. Kokouskutsujen luomiseen pääset klikkaamalla seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 3: Kokouskutsujen lähettäminen

Kokouskutsujen luominen näyttää tältä.

1. Tähän kenttään voi kirjoittaa saatetekstin kokoukseen osallistuville.
2. Kokouksen liitetiedostot voi kätevästi vetää tähän kenttään.
3. Liitetiedostot näkyvät tässä, ja niitä voi vielä esikatsella tai poistaa.
4. Kokouksen osallistujalista noudetaan automaattisesti isännöitsijän järjestelmistä. Tarvittaessa pystyt vielä poistamaan listalta henkilöitä.
5. Tästä klikkaamalla päästään eteenpäin kokouksen kutsun esikatseluun.

Vaihe 4: Esikatselu ja kutsujen lähetys

Kokouksen esikatselu näyttää tältä.

1. Tästä näet kokouksen perustiedot, kuten taloyhtiön nimen, kokouksen osoitteen ja ajan, saapumisohjeet ja johdantotekstin.
2. Kokouksen esityslista ja sen aiheet näkyvät tässä.
3. Esityslistan aiheiden liitteet ovat myös näkyvillä ja esikatseltavissa.
4. Osallistujalista, joille kokouskutsut lähetetään
5. Lopuksi Neomeet lähettää kokouskutsut kaikille osallistujalistan henkilöille, sekä varaa järjestelmään ajan kokoukselle. Saat vielä ilmoituksen kutsujen onnistuneesta lähetyksestä, sekä ohjauksen takaisin etusivulle.

Etusivulla ’Tulevat kokoukset’ -nappulan alta näet kaikki luomasi kokoukset. Tästä näkymästä pääset myös aktivoimaan kokouksen 30 minuuttia ennen varsinaisen kokouksen alkamista.

Seuraavassa oppaassa käymme läpi esimerkiksi isännöitsijän näkymää ja toiminnallisuuksia itse kokouksen aikana.

Kiinnostaako helpompi etäkokous? Herättikö etäkokousopas kysymyksiä? Ota yhteyttä ja tutustu Neomeetin toimintaan: https://neomeet.fi/ota-yhteytta/