Neomeetin etäkokousopas: osakkaan toiminnallisuudet kokouksessa

Tämä opas käsittelee kokouksiin osallistumista osakkaan näkökulmasta. Edelliset oppaamme löytyvät tästä linkistä.

Osakkaan näkymä on hieman yksinkertaisempi kuin isännöitsijän, mikä selkeyttää ohjelmiston käyttöä. Tulevat kokoukset löytyvät Tulevat kokoukset -kansiosta. 

Vaihe 1: Kokoukseen liittyminen

Kun isännöitsijä luo uuden kokouksen, ohjelma lähettää automaattisesti kokouskutsun osakkaalle tekstiviestillä sekä sähköpostitse. Viesti sisältää kutsulinkin, jota klikkaamalla osakas pääsee osallistumaan kokoukseen parilla painalluksella. Jos isännöitsijä on kokousta luodessaan valinnut, että osallistujat tunnistautuvat kokoukseen puhelinnumerollaan, Neomeet pyytää osakasta syöttämään puhelinnumeronsa linkkiä klikattuaan. Tämän jälkeen järjestelmä lähettää osakkaan antamaan puhelinnumeroon koodin, jolla tämä tunnistautuu kokoukseen.

Kun osakas on onnistuneesti liittynyt kokoukseen, avautuu hänelle odotusnäkymä. Siitä osakas näkee reaaliajassa, montako osallistujaa kokouksessa on läsnä fyysisesti sekä etänä.

Vaihe 2: Kokouksen kulku

Kun kokous alkaa, odotusnäkymä vaihtuu kuvan kokousnäkymään:

Kokousnäkymä sisältää seuraavat toiminnot:

1. Mikrofonipainikkeesta osakas voi valita, onko hänen mikrofoninsa päällä vai mykistetty. Myös isännöitsijä voi hallita osallistujien mikrofoneja.
2. Puheenvuoropainiketta klikkaamalla osallistuja voi pyytää puheenvuoroa isännöitsijältä tai kokouksen puheenjohtajalta. Isännöitsijä saa pyynnöstä ilmoituksen, ja voi myöntää osakkaalle puheenvuoron omalta laitteeltaan.
3. Puheenvuoron pyytämisen lisäksi osakas voi lähettää kirjallisia kommentteja isännöitsijälle. Isännöitsijä saa ilmoituksen ja näkee kommentin omassa kokousnäkymässään.
4. Kokousasiakirjat ja esityslista ovat näkyvillä koko kokouksen ajan ja ne voi avata tästä painikkeesta.

Puheenjohtajaksi valitulle osakkaalle avautuu kuvan ponnahdusikkuna:

Puheenjohtajaksi valittu osakas voi hallinnoida eteen- tai taaksepäin siirtymistä esityslistalla. Lisäksi hän näkee osallistujien puheenvuoropyynnöt sekä kommentit.

Kokouksessa äänestäminen on helppoa. Kun äänestys luodaan, vastausvaihtoehdot ilmestyvät näytölle automaattisesti. Kaikkien osakkaiden äänestettyä ohjelma näyttää lopputuloksen niin ikään automaattisesti, ja osakkaiden vastaukset pysyvät anonyymeinä.

Vaihe 3: Kokouksen päätös

Ohjelma ilmoittaa osakkaalle kokouksen päättymisestä. Mikäli osakas on valittu puheenjohtajaksi tai pöytäkirjantarkastajaksi, hänen ruudulleen ilmestyy seuraavanlainen näkymä:

Kokouksen loputtua ohjelma lähettää pöytäkirjan tarkastettavaksi puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille. Tarkastettava pöytäkirja ilmestyy osakkaan päävalikkoon, ja tämä voi ‘Käynnissä olevat tarkastukset ‘-painiketta klikkaamalla tarkistaa pöytäkirjan sekä jättää siihen kommenttejaan.

Tarkastuksen jälkeen pöytäkirja tallentuu Taloyhtiöarkistot -kansioon, josta kaikki osakkaat voivat tarkastella sitä kokouksen jälkeen.

Pysy ajan tasalla Neomeetin uusista oppaista seuraamalla meitä sosiaalisessa mediassa tai tilaamalla uutiskirjeemme!

Neomeetin käyttö on helppoa ja vaivatonta, olit sitten isännöitsijä tai osakas. Ota meihin yhteyttä ja tule mukaan tutustumaan Neomeetin toimintaan: https://neomeet.fi/ota-yhteytta/