Timo Peltola

Timo Peltola

24.12.2020

Isännöitsijän opas

Tässä oppaassa neuvomme Neomeetin käyttöä isännöitsijän näkymästä.

Sisällysluettelo

KIRJAUTUMINEN

Neomeet työkaluun pääset osoitteesta https://kokous.neomeet.fi/, josta pääset kirjautumaan palveluun. Sivusto toimii parhaiten tietokoneella tai tabletilla.

Kirjautumisen jälkeen pääset etusivulle, josta pääset luomaan uuden kokouksen, tarkastelemaan kokousarkistoa, muokkaamaan jo suunniteltua kokousta tai tarkastelemaan tulevia kokouksia.

UUDEN KOKOUKSEN LUONTI

Valitse kokouksen tyyppi.

Valitse valikosta, mille taloyhtiölle haluat pitää kokouksen.

Syötä päivämäärä kalenterinäkymästä.

Henkilöllisyyden todentaminen tehdään yksilöllisellä linkillä, jonka osakas saa sähköpostiinsa. Tämän lisäksi voit valita myös tunnistautumisen puhelimeen lähetettävällä koodilla. Osakas pääsee kirjautumaan myös ilman linkkiä osoitteessa www.kokouskutsu.fi, mikäli hänen puhelinnumeronsa löytyy järjestelmästä.

Digitaalinen allekirjoitus: Puheenjohtajalta ja pöytäkirjantarkastajilta vaaditaan kokouspöytäkirjan allekirjoittamista varten tunnistautuminen Visma Signia käyttäen.

Kuka vie kokousta teknisesti eteenpäin. Isännöitsijä toimii oletuksena kokouksen sihteerinä, ja kontrolloi kokouksen kulkua. Vaihtoehtoisesti myös kokouksessa valitulle puheenjohtajalle voidaan antaa oikeudet kontrolloida kokouksen kulkua.

ESITYSLISTA

Voit valita joko valmiin mallipohjan tai luoda sinulle sopivan esityslistan lisäämällä uusia päätöskohtia yksi kerrallaan. Jos tekemäsi päätöskohta on usein tarpeellinen, niin voit tallentaa sen suosikkeihin, josta se on helppo lisätä uudelleen nykyiseen tai tuleviin kokouksiin.

Yhtiökokousta järjestettäessä saat valittavaksi kolme erityisominaisuuksilla olevaa päätöskohtaa. Valitse puheenjohtaja, valitse pöytäkirjantarkastaja, sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Nämä päätöskohdat kuuluvat yhtiökokoukseen ja niitä ei tule hallituksen kokousta luodessa.

Esityslistalle lisättyjä päätöskohtia on helppo muokata ja liitetiedostot voidaan liittää kahdella eri tavalla. Voit raahata halutun tiedoston työpöydältäsi päätöskohdan kohdalle ja pudottaa sen siihen. Liitetiedosto näkyy kokouksessa päätöskohdan kohdalla.

Voit lisätä päätöskohdalle kuvaksen painamalla lisää päätöskohdan kuvaus.

Voit siirtää päätöskohdan paikkaa pienestä nuolesta päätöskohdan yläpuolella oikealla.

Luotuasi esityslistan kaikkine päätöskohtineen, voit tallentaa esityslistan mallipohjaksi. Näin voit tulevaisuudessa valita uudelle kokoukselle jo aikaisemmin tekemäsi mallipohjan, mikä säästää aikaa ja vaivaa

Hyväksytyt tiedostomuodot:

.pdf, .doc, .docx, .csv, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, .jpg, .png

KUTSUN LUONTI

Aloita antamalla johdantoteksti, sekä muut liitteet. 

 

Ohjelma integroituu isännöitsijän käyttämiin toiminnanohjausjärjestelmiin, joka tuo osakaslistan automaattisesti järjestelmään. Kutsuttavia osakkaita voidaan lisätä tai poistaa tarvittaessa.

Ohjelma tunnistaa myös, jos kyseessä on hallituksen kokous, jolloin kutsuun listautuu hallituksen jäsenet.

KUKOUKSEN ESIKATSELU

Ennen kutsujen lähettämistä pääset tarkastelemaan kokousta esikatselussa. 

Voit ladata kutsun myös .pdf muodossa ja postittaa sen kirjeitse. 

 

 

KOKOUKSEN AKTIVOINTI

Kokouksen voi aktivoida 30 minuuttia ennen varsinaisen kokouksen alkamista.

Aktivoinnin jälkeen isännöitsijä pääsee lisäämään fyysisesti paikalla olevat osallistujat, sekä tarkastelemaan osakkaiden etukäteen antamia ilmottautumisia. Paikalla olijan voi lisätä myös kesken kokouksen.

Jos osallistujalla on valtakirja, näet ketä hän edustaa viemällä hiiren kursorin valtakirjan päälle.

KOKOUKSEN HALLINTA JA KULKU

Kokouksen alussa isännöitsijän ja osallistujien mikrofonit ovat oletuksena mykistettyinä. Isännöitsijän tulee poistaa mykistys osallistujilta, jotta he saavat äänensä kuuluviin.

Osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa viittaamalla tai kirjoittamalla kommentin.

Puheenvuoropyynnöt siirtyvät automaattisesti ylimmäksi listalla, joten niitä on helppo seurata. Käsitelty kommentti muuttaa väriä, kun se on hyväksytty sitä klikkaamalla.

ÄÄNESTÄMINEN

Uuden äänestyksen voi luoda milloin vain.

Äänestyskäytännön voi laittaa avoimeksi tai suljetuksi.

Ääntenlaskenta joko ääni per henkilö tai osakkeiden mukaan.

Äänileikkurin voi laittaa päälle tai pois.

Loppunäkymästä pääsee vielä muokkaamaan pöytäkirjaa, sekä tarkastamaan ja hyväksymään kokouksen. Jos kokouksella on pöytäkirjantarkastaja ja puheenjohtaja, niin hyväksynnän jälkeen kokouksen pöytäkirja siirtyy heille tarkastettavaksi. Tässä vaiheessa voidaan vielä vaatia digitaalinen allekirjoitus tarkastajilta.

Kokous tallentuu kokousarkistoon, mistä voi myös seurata pöytäkirjan allekirjoitusprosessia.

Kiinnostavatko sujuvampi etäkokous ja Neomeetin toiminta? Herättikö etäkokousopas kysymyksiä? Lue vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin: https://neomeet.fi/ukk/