Timo Peltola

Timo Peltola

24.12.2020

Isännöitsijän opas

Tässä oppaassa neuvomme Neomeetin käyttöä isännöitsijän näkymästä.

KIRJAUTUMINEN

Neomeet työkaluun pääset osoitteesta https://kokous.neomeet.fi/, josta pääset kirjautumaan palveluun. Sivusto toimii parhaiten tietokoneella tai tabletilla.

Neomeetin kirjautumisruutu isännöitsijöille.

Kirjautumisen jälkeen pääset etusivulle, josta pääset luomaan uuden kokouksen, tarkastelemaan kokousarkistoa, muokkaamaan jo suunniteltua kokousta tai tarkastelemaan tulevia kokouksia.

Neomeetin etusivu isännöitsijän näkymässä.

UUDEN KOKOUKSEN LUONTI

  1. Valitse kokouksen tyyppi.
  2. Valitse valikosta, mille taloyhtiölle haluat pitää kokouksen.
  3. Syötä päivämäärä kalenterinäkymästä.
  4. Henkilöllisyyden todentaminen tehdään yksilöllisellä linkillä, jonka osakas saa sähköpostiinsa. Tämän lisäksi voit valita myös tunnistautumisen puhelimeen lähetettävällä koodilla. Osakas pääsee kirjautumaan myös ilman linkkiä osoitteessa www.kokouskutsu.fi, mikäli hänen puhelinnumeronsa löytyy järjestelmästä.
  5. Digitaalinen allekirjoitus: Mikäli kyllä, niin puheenjohtajalta ja pöytäkirjantarkastajilta vaaditaan kokouspöytäkirjan allekirjoittamista varten tunnistautuminen Visma Signia käyttäen.
  6. Kuka vie kokousta teknisesti eteenpäin. Isännöitsijä toimii oletuksena kokouksen sihteerinä, ja kontrolloi kokouksen kulkua. Vaihtoehtoisesti myös kokouksessa valitulle puheenjohtajalle voidaan antaa oikeudet kontrolloida kokouksen kulkua.
Kokouksen luonti Neomeetissa.

ESITYSLISTA

  1. Voit valita joko valmiin mallipohjan tai luoda sinulle sopivan esityslistan lisäämällä uusia päätöskohtia yksi kerrallaan. Jos tekemäsi päätöskohta on usein tarpeellinen, niin voit tallentaa sen suosikkeihin, josta se on helppo lisätä uudelleen nykyiseen tai tuleviin kokouksiin.
Kokouksen esityslistan luomisen vaihtoehdot.

2. Yksittäisiä päätöskohtia luodessa valitaan ensin päätöskohdan tyyppi, minkä jälkeen sille annetaan otsikko.

Uuden päätöskohdan lisäys esityslistaan.

3. Voi vielä muokata päätöskohdan otsikkoa, sekä lisätä lisätä sille tarkentavan kuvauksen.

Päätöskohdan muokkaus esityslistasa.

4. Luotuasi esityslistan kaikkine päätöskohtineen, voit tallentaa esityslistan mallipohjaksi. Näin voit tulevaisuudessa valita uudelle kokoukselle jo aikaisemmin tekemäsi mallipohjan, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

LIITETIEDOSTOT

Tiedoston liittäminen päätöskohtaan on helppoa vedä ja pudota toimintoa hyväksi käyttäen. Eli vedä haluttu tiedosto tietokoneeltasi päätöskohdan liitekentän päälle ja pudota.

Vaihtoehtoisesti voit myös klikata hiirellä ”raahaa ja pudota liitetiedosto tähän” -kohtaa, jolloin pääset selaamaan koneelta halutun tiedoston.

Kokouksen yleiset liitteet voit lisätä seuraavalla sivulla käyttäen samoja menetelmiä.

Hyväksytyt tiedostomuodot:

.pdf, .doc, .docx, .csv, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, .jpg, .png

KUTSUN LUONTI

Kokouksen esityslistan saa ladattua .pdf formaatissa, jonka voi postittaa myös kirjeitse. Tulosteen saa ladattua liitteiden kanssa tai ilman liitteitä.

Kokouskutsun esikatselu.

Ohjelma integroituu isännöitsijän käyttämiin toiminnanohjausjärjestelmiin, joka tuo osakaslistan automaattisesti Neomeetin järjestelmään. Kutsuttavia osakkaita voidaan lisätä tai poistaa tarvittaessa.

Kokouksen osallistujien valinta.

KOKOUKSEN ESIKATSELU

Osallistujat pääsevät kommentoimaan ennakkoon kokouksen esityslistaa ja tuomaan esille omia asioitaan ennen varsinaista kokousta. Isännöitsijä pääsee tarkastelemaan lähetettyjä kommentteja selaamalla tulevia kokouksia, sekä täyttää pöytäkirjaa etukäteen.

Tulevan kokouksen esikatselu.
Osallistujien etukäteen jättämät kommentit kokouksen päätöskohtiin.

KOKOUKSEN AKTIVOINTI

Kokouksen voi aktivoida 30 minuuttia ennen varsinaisen kokouksen alkamista.

Kokouksen aktivointi Neomeetissa.

Aktivoinnin jälkeen isännöitsijä pääsee lisäämään fyysisesti paikalla olevat osallistujat, sekä tarkastelemaan osakkaiden etukäteen antamia ilmottautumisia. Paikalla olijan voi lisätä myös kesken kokouksen.

Fyysisesti paikalla olevien osallistujien lisääminen kokoukseen.

Jos osallistujalla on valtakirja, näet ketä hän edustaa viemällä hiiren kursorin valtakirjan päälle.

Neomeetissa annetun valtakirjan

KOKOUKSEN HALLINTA JA KULKU

Kokouksen alussa isännöitsijän ja osallistujien mikrofonit ovat oletuksena mykistettyinä. Isännöitsijän tulee poistaa mykistys osallistujilta, jotta he saavat äänensä kuuluviin.

Osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa viittaamalla tai kirjoittamalla kommentin.

Puheenvuoropyynnöt siirtyvät automaattisesti ylimmäksi listalla, joten niitä on helppo seurata. Käsitelty kommentti muuttaa väriä, kun se on hyväksytty sitä klikkaamalla.

ÄÄNESTÄMINEN

Uuden äänestyksen voi luoda milloin vain.

Äänestyskäytännön voi laittaa avoimeksi tai suljetuksi.

Ääntenlaskenta joko ääni per henkilö tai osakkeiden mukaan.

Äänileikkurin voi laittaa päälle tai pois.

Loppunäkymästä pääsee vielä muokkaamaan pöytäkirjaa, sekä tarkastamaan ja hyväksymään kokouksen. Jos kokouksella on pöytäkirjantarkastaja ja puheenjohtaja, niin hyväksynnän jälkeen kokouksen pöytäkirja siirtyy heille tarkastettavaksi. Tässä vaiheessa voidaan vielä vaatia digitaalinen allekirjoitus tarkastajilta.

Kokous tallentuu kokousarkistoon, mistä voi myös seurata pöytäkirjan allekirjoitusprosessia.

Kiinnostavatko sujuvampi etäkokous ja Neomeetin toiminta? Herättikö etäkokousopas kysymyksiä? Lue vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin: https://neomeet.fi/ukk/