Timo Peltola

Timo Peltola

17.05.2021

Isännöitsijän opas

Tästä oppaasta löydät ohjeita Neomeetin käyttöön!

Sisällysluettelo

KIRJAUTUMINEN

 

Neomeet työkaluun pääset osoitteesta https://kokous.neomeet.fi/, josta pääset kirjautumaan palveluun. Sivusto toimii parhaiten tietokoneella tai tabletilla.

 

Kirjautumisen jälkeen pääset etusivulle, josta pääset luomaan uuden kokouksen, tarkastelemaan kokousarkistoa, muokkaamaan jo suunniteltua kokousta tai tarkastelemaan tulevia kokouksia.

UUDEN KOKOUKSEN LUONTI

Valitse kokouksen tyyppi.

Valitse valikosta, mille taloyhtiölle haluat pitää kokouksen.

Syötä päivämäärä kalenterinäkymästä.

Henkilöllisyyden todentaminen tehdään yksilöllisellä linkillä, jonka osakas saa sähköpostiinsa. Tämän lisäksi voit valita myös tunnistautumisen puhelimeen lähetettävällä koodilla. Osakas pääsee kirjautumaan myös ilman linkkiä osoitteessa www.kokouskutsu.fi, mikäli hänen puhelinnumeronsa löytyy järjestelmästä.

Digitaalinen allekirjoitus: Puheenjohtajalta ja pöytäkirjantarkastajilta vaaditaan kokouspöytäkirjan allekirjoittamista varten tunnistautuminen Visma Signia käyttäen.

Kuka vie kokousta teknisesti eteenpäin. Isännöitsijä toimii oletuksena kokouksen sihteerinä, ja kontrolloi kokouksen kulkua. Vaihtoehtoisesti myös kokouksessa valitulle puheenjohtajalle voidaan antaa oikeudet kontrolloida kokouksen kulkua.

ESITYSLISTA

Voit valita joko valmiin mallipohjan tai luoda sinulle sopivan esityslistan lisäämällä uusia päätöskohtia yksi kerrallaan. Jos tekemäsi päätöskohta on usein tarpeellinen, niin voit tallentaa sen suosikkeihin, josta se on helppo lisätä uudelleen nykyiseen tai tuleviin kokouksiin.

Yhtiökokousta järjestettäessä saat valittavaksi kolme erityisominaisuuksilla olevaa päätöskohtaa. Valitse puheenjohtaja, valitse pöytäkirjantarkastaja, sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

Esityslistalle lisättyjä päätöskohtia on helppo muokata ja liitetiedostot voidaan liittää kahdella eri tavalla. Voit raahata halutun tiedoston työpöydältäsi päätöskohdan kohdalle ja pudottaa sen siihen. Liitetiedosto näkyy kokouksessa päätöskohdan kohdalla.

Voit lisätä päätöskohdalle kuvaksen painamalla lisää päätöskohdan kuvaus.

Voit siirtää päätöskohdan paikkaa pienestä nuolesta päätöskohdan yläpuolella oikealla.

Luotuasi esityslistan kaikkine päätöskohtineen, voit tallentaa esityslistan mallipohjaksi. Näin voit tulevaisuudessa valita uudelle kokoukselle jo aikaisemmin tekemäsi mallipohjan, mikä säästää aikaa ja vaivaa

Hyväksytyt tiedostomuodot:

.pdf, .doc, .docx, .csv, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, .jpg, .png

KUTSUN LUONTI

Aloita antamalla johdantoteksti, sekä muut liitteet. 

 

Ohjelma integroituu isännöitsijän käyttämiin toiminnanohjausjärjestelmiin, joka tuo osakaslistan automaattisesti järjestelmään. Kutsuttavia osakkaita voidaan lisätä tai poistaa tarvittaessa.

Ohjelma tunnistaa myös, jos kyseessä on hallituksen kokous, jolloin kutsuun listautuu hallituksen jäsenet.

KOKOUKSEN ESIKATSELU

Ennen kutsujen lähettämistä pääset tarkastelemaan kokousta esikatselussa. 

Voit ladata kutsun myös .pdf muodossa ja postittaa sen kirjeitse. 

VALTAKIRJOJEN LISÄÄMINEN JA KOKOUKSEN AKTIVOINTI

TULEVAT KOKOUKSET

1. Lisää ulkopuolinen osallistuja

2. Esityslista ja dokumentit

3. Kommentit ja pöytäkirjan esitäyttö

4. Lisää valtakirjat ja huoneiston edustajat

5. Aktivoi kokous

1. Lisää ulkopuolinen osallistuja

Täytä ulkopuolisen osallistujan tiedot ja lähetä kutsu.

2. Esityslista ja dokumentit

Tässä näkymässä näet kokouksen esityslistan ja liitteet.

3. Kommentit ja pöytäkirjan esitäyttö

Voit esitäyttää pöytäkirjaa ja tarkastella osallistujien ennakkoon laittamia kommentteja.

4. Lisää huoneiston edustajat

Jos huoneistolla on monta omistajaa, niin tässä näkymässä voit valita, kuka edustaa huoneistoa/osaketta. Huoneistolle valittu edustaja antaa äänen osakkeelle.

4.1. Lisää valtakirja

Pääset lisäämään valtakirjoja valitsemalla +Lisää sen osakkaan kohdalta, jolle haluat lisätä valtakirjan

+Lisää

Jatka valitsemalla, onko valtakirjan omistaja taloyhtiön osakas.

KYLLÄ

Jos valtakirjalle haluttu on taloyhtiön osakas, niin kirjoita etsintä kenttään osakkaan nimi. Tämän jälkeen valitse osakas listalta ja vahvista valinta.

EI

Jos valtakirjalle haluttu on taloyhtiön osakas, niin kirjoita etsintä kenttään osakkaan nimi. Tämän jälkeen valitse osakas listalta ja vahvista valinta.

5. Aktivoi kokous

Valitse kokous, jonka haluat aktivoida ja paina Antivoi kokous.

KOKOUKSEEN OSALLISTUJAT

1. Näkymästä pääset tarkastelemaan montako osakasta on kokouksessa.

2. Etsi osallistujaa tästä

3. Voit lisätä osakkaan kokoukseen tästä

4. Voit tarkastella, keitä on kutsuttu, ketkä on saapuneet paikanpäälle ja ketkä ovat saapuneet etäyhteyden kautta.

5. Voit lisätä ulkopuolisen osallistujan

KOKOUKSEN ALOITUS / KÄYTTÄJIEN OHJEISTUS

1. Huomaa, että mikrofonisi on oletuksena mykistettynä. Kun haluat puhua osallistujille, niin poista oma mykistys.

2. Voit jakaa oman kokonäytön, ikkunan tai välilehden. 

3. Voit lisätä osakkaan kokoukseen tästä

4. Voit tarkastella, keitä on kutsuttu, ketkä on saapuneet paikanpäälle ja ketkä ovat saapuneet etäyhteyden kautta.

5. Voit lisätä ulkopuolisen osallistujan

LISÄÄ VALTAKIRJAT JA HUONEISTONEDUSTAJAT

Tässä vaiheessa pystytään vielä laittamaan valtakirja osallistujalle. Ohjeet valtakirjan lisäämisestä ylempänä.

Voit vielä lisätä huoneistojen edustajat.

KOKOUKSEN HALLINTA JA KULKU

Osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa viittaamalla tai kirjoittamalla  kommentin.

Kokouksen alussa isännöitsijän ja osallistujien mikrofonit ovat oletuksena mykistettyinä. Isännöitsijän tulee poistaa mykistys osallistujilta, jotta he saavat äänensä kuuluviin.

Puheenvuoropyynnöt siirtyvät automaattisesti ylimmäksi listalla, joten niitä on helppo seurata. Käsitelty kommentti muuttaa väriä, kun se on hyväksytty sitä klikkaamalla.

 

ÄÄNESTÄMINEN

Äänestyskäytäntö:

Avoimessa kaikki näkevät mitä kukakin on äänestänyt

Suljetussa äänestyksessä äänierittely ei näy osallistujille kokouksen aikana, mutta erittely on saatavilla sihteerille ja se merkitään pöytäkirjaan.

Salatussa äänestyksessä ääniä ei voida yhdistää äänestäjiin ja on käytännössä vaalisalaisuus.

Ääntenlaskentatapa:

Osakeperusteinen

Osakeryhmäperusteinen

Ääni per henkilö

Äänileikkuri:

Valitaan onko äänileikkuri käytössä vai ei.

osakeyhtiölaki, koskien äänileikkuria:

Valitse sen perusteella, käyttääkö taloyhtiö uutta vai vanhaa säännöstä.

1.Äänestäneiden lukumäärä reaaliajassa.

2. Fyysisesti paikanpäälle tulleiden äänet voidaan syöttää tai muuttaa.

3. Kysymyksen reaaliaikainen ääntenlaskenta.

4. Kun kaikki ovat äänestäneet, voit katsoa tulokset ja tulos näkyy etänä olleiden omassa liittymässä.