Siina Surakka

Siina Surakka

25.11.2020

Dokumenttien ja pöytäkirjojen arkistointi Neomeetissa

Neomeetin avulla arkistoit helposti niin kokousdokumentit, kokousluonnokset kuin pöytäkirjatkin.

Taloyhtiön arkisto paperisena pöydällä - Neomeet

Neomeetin avulla hoituu kokousten valmistelun ja järjestämisen lisäksi myös kokousdokumenttien ja pöytäkirjojen arkistointi. Helpot arkistointitoiminnot saavat käyttöönsä niin isännöitsijät kuin osakkaat, ja kaikki arkistot ovat löydettävissä sujuvasti samasta paikasta.

Isännöitsijän päävalikko - Neomeet
Isännöitsijän päävalikko

Sekä isännöitsijän että osakkaan näkymässä arkistot löytyvät ’Taloyhtiöarkistot’-painikkeesta. Avautuvassa valikossa näkyvät kaikki taloyhtiön edelliset kokoukset.

Osakkaan päävalikko - Neomeet
Osakkaan päävalikko. Arkistoidut kokoukset löytyvät ’Taloyhtiökokoukset’-kansiosta.

Kokousluonnosten arkistointi

Kun isännöitsijä luo kokouksen, voi hän tallentaa sen luonnoksena ennen kokouskutsun lähettämistä. Tällöin luonnos tallentuu ’Kokousten luonnokset’ -kansioon, ja ohjelma muistuttaa isännöitsijää keskeneräisestä kokouksesta:

Keskeneräiset kokoukset tallentuvat 'Kokousten luonnokset' -kansioon - Neomeet
Keskeneräiset kokoukset tallentuvat ’Kokousten luonnokset’ -kansioon.

Kansiossa isännöitsijä voi milloin tahansa muokata kokousluonnosta, poistaa sen tai tallentaa sen lopulliseksi kokoukseksi.

Kokousluonnos Neomeetin arkistoissa - Neomeet
Kokousluonnos Neomeetin arkistoissa

Pöytäkirjojen arkistointi

Jokaisen Neomeetilla järjestetyn hallituksen kokouksen ja yhtiökokouksen pöytäkirja tallentuu automaattisesti ohjelmiston arkistoihin. Pöytäkirjat ovat näkyvissä niin isännöitsijöille kuin osakkaille.

Kun taloyhtiön kokous päättyy, pöytäkirja lähetetään tarkastettavaksi kokouksessa valituille pöytäkirjantarkastajille sekä puheenjohtajalle. Neomeet ilmoittaa osakkaan valikossa tarkastamattomasta pöytäkirjasta ’Käynnissä olevat tarkastukset’ -kohdassa.

Pöytäkirjojen arkistointi alkaa, kun pöytäkirja ensin tarkastetaan tässä valikossa - Neomeet
Käynnissä olevat tarkastukset näkyvät pöytäkirjantarkastajilla ja puheenjohtajalla osakkaan päävalikossa.

Kun pöytäkirjantarkastajat ovat tarkastaneet pöytäkirjan, puheenjohtajalla on tarkastusnäkymässään seuraavanlainen painike:

Puheenjohtaja vahvistaa pöytäkirjantarkastuksen tästä painikkeesta - Neomeet

Kun puheenjohtaja klikkaa painiketta, pöytäkirja tallentuu Neomeetin arkistoihin, ja sitä voi tarkastella milloin tahansa ’Taloyhtiöarkistot’-kansiossa. Pöytäkirjojen arkistointi Neomeetin avulla on siis täysin automaattista.

Pöytäkirjojen arkistointi on automaattinen toiminto Neomeetissa - Neomeet
Tältä näyttävät arkistoidut kokouspöytäkirjat ’Taloyhtiöarkistot’-kansiossa.

Valmis arkistoitu pöytäkirja näyttää tältä. Näkyvissä ovat kaikki pöytäkirjan kohdat, niihin lisätyt kommentit sekä mahdolliset liitteet. Myös kokouksessa tehdyt äänestykset ovat näkyvissä äänimäärineen.

Arkistoidut pöytäkirjat tallentuvat järjestelmään kokonaisuudessaan - Neomeet
Arkistoidut pöytäkirjat tallentuvat järjestelmään kokonaisuudessaan. Tältä pöytäkirja näyttää isännöitsijän näkymässä.
Tältä tarkastettu ja arkistoitu pöytäkirja näyttää osakkaan näkymässä.

Tiivistettynä kaikki arkistot löytyvät Neomeetissa samasta paikasta, jonne ne tallentuvat automaattisesti. Jos arkistoinnista herää kysymyksiä, voit ottaa meihin yhteyttä täällä.