Vinkit, ideat ja työkalut täydelliseen etäkokoukseen!

Etäkokoukset ovat nykyään tavanomaisia ja COVID-19 pandemia on suurin syy miksi tämä on uusi normi. Työnteko vaatii kokouksia. Ihmiset, jotka ovat onnekkaita voidessaan työskennellä poikkeustilan aikana, osallistuvat etäkokouksiin lähes päivittäin. Yritysten omistajat voivat osallistua jopa moniin eri kokouksiin päivässä.  

Yleensä etäkokouksen sopiminen tapahtuu paljon ennen itse kokousta ja usein kokouksen ajankohta päätetään jo monta viikkoa aiemmin. Entrepreneurin mukaan vuonna 2020 ihmiset käyttivät 5.5 biljoonaa minuuttia etäkokouksissa. Tämä tarkoittaa, että virtuaalisille kokouspalveluille ja etäkokouksiin tarkoitetuille ohjelmille on paljon kysyntää.

Mitä etäkokoukset ovat?

Etäkokoukset ovat sitä, kun enemmän kuin yksi henkilö tapaa yhtäaikaisesti käyttäen jonkinlaista elektronista laitetta saavuttaakseen tietyn tavoitteen. Toisin kuin virtuaaliset tapahtumat, etäkokoukset ovat yleensä hyvin yksinkertaisia suunnitella eivätkä vaadi paljon valmisteluaikaa. Etäkokoukset voivat olla hyvin tehokkaita oikein tehtyinä, kertoo Harvard Business Review. 

Vaikka yleisesti pystyt järjestämään etäkokouksen verkkoseminaariin tarkoitetulla palvelulla, on etäkokouksilla valtava ero etänä tapahtuviin virtuaalitapahtumiin. Ymmärtääksemme näiden eron paremmin, alla olevassa listassa on lueteltu eroavaisuuksia etäkokouksen ja etätapahtuman välillä:

• Ensimmäinen mieleen tuleva eroavaisuus on, että etätapahtumissa on yleensä useampi eri istunto. Tämä varmistaa sen, että tapahtumaan osallistuvat pystyvät vaikuttamaan omaan tapahtumakokemukseensa valitsemalla itselleen mielenkiintoisia aiheita. Etäkokoukset taas sisältävät vain yhden session. 

• Etäkokouksissa on yleensä henkilö, joka johtaa tapaamista. Kaikki osallistujat saavat kuitenkin puheenvuoron ja osallistua keskusteluun. Etätapahtumissa on yleisesti sessiohuoneita tai pääpuhujia, ketkä ilmoittavat paikallaolijoiden läsnäolosta. Tällöin keskustelu jää hieman yksipuoliseksi eikä vuorovaikutusta osallistujiin tapahdu samoin kuin etäkokouksissa. 

• Kuten perinteisesti kasvokkain järjestetyt tapahtumat, myös etätapahtumat vaativat paljon suunnittelua ja järjestelyä. Täytyy varata pääpuhujat, järjestää istuntohuoneet, kerätä osallistujalista ja monia muita asioita. Etäkokoukset ovat vastakohtaisesti nopeasti järjestettäviä. Kaikki mitä sinun täytyy tehdä, on varata päivämäärä ja aika kokoukselle.

Etäkokouksen järjestäminen

Saatat miettiä, missä tilanteissa sinun täytyisi järjestää etäkokous. Jos olet epävarma asiasta, ei hätää! Seuraavissa kappaleissa kerrotaan, milloin etäkokouksen järjestäminen on paikallaan. 

Etänä työskentelevän tiimin yhteistyö

Yritykset työskentelevät nykypäivänä laajan ihmisjoukon kanssa ja useimmiten on etätiimi, joka työskentelee yritykselle. Ilman etäkokouspalvelua olisi lähes mahdotonta kommunikoida, tehdä ajantasaisia muutoksia ja välittää ajankohtaisia päivityksiä tehokkaasti. Etäkokoukset takaavat keskustelun sekä ongelmanratkaisut yhdessä tiimin kesken “naamatusten”, toisin kuin esimerkiksi sähköposti. 

Asiakkaille kommunikointi

Matkustaminen tai asiakkaiden tuominen yrityksen tiloihin ei aina ole paras mahdollinen keino lähestyä tai kommunikoida asiakkaiden kanssa. Etäkokous on nopea ja tehokas keino kaikille osapuolille, jos sinun täytyy järjestää valmistelematon kokous vastataksesi kysymyksiin tai puhuaksesi logistiikasta.

Matkakustannusten vähentäminen

Yritykset käyttävät paljon rahaa matkustamiseen. Asiakkaan lennättäminen ei kuitenkaan aina käy taloudellisesti järkeen. Etäkokouksen järjestäminen säästää sinulta paljon rahaa ja pystyt hyödyntämään rahoituksesi paremmin.

Etäkokous voi olla ainoa keino tavata

Usein kasvokkain kokoukselle ei ole edes mahdollisuutta. Tämä on erityisen totta, varsinkin nyt pandemia-aikana. Näissä tilanteissa etäkokouspalvelut ja virtuaaliset kokoukset tulevat kuvioihin. Tämän teknologian asentaminen antaa sinulle valmiudet ja paremman valmistautumisen tuleviin tilanteisiin, joissa perinteiselle kokoukselle ei ole mahdollisuutta. Tämä myös tarkoittaa, että pystyt jatkamaan työskentelyä vaikeinakin aikoina.

Nyt tiedät kuinka järjestät etäkokouksen. Seuraavaksi on valittava sopiva kokouspalvelu käyttöösi.

Sopivan etäkokouspalvelun valitseminen

Etäkokouspalvelut ja työkalut ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina. Valittavanasi on paljon eri vaihtoehtoja, mutta kaikki vaihtoehdot eivät pysty toteuttamaan sitä, mitä niiltä tarvitset. Me pystymme auttamaan sinua löytämään juuri sopivan etäkokouspalvelun käyttöösi. Alla muutamia kysymyksiä ominaisuuksista, jotka etäkokouspalvelun tulisi sisältää. 

Pystyykö palvelu tekemään tallenteen?

Tallenteen tekeminen on tärkeä ominaisuus, sillä voit tallentaa koko kokouksen itsellesi. Jos kokouksessa on poissaolijoita, tämä ominaisuus tulee erityisesti käyttöön. Voit jakaa tallenteen ja poissaolijat pystyvät katsomaan sen jälkeenpäin. 

Onko palvelussa chat-ominaisuus?

Chat-mahdollisuus on fantastinen ominaisuus etäkokouspalvelussa. Erityisesti jos kokoukseen osallistuu monta henkilöä. Tämä ominaisuus mahdollistaa osallistujien kommentit ja kysymykset oikeassa ajassa sekä ehkäisee myös päällekkäin puhumisen. 

Pystyykö palvelu merkitsemään kokouskutsut kalenteriin?

Tämä on hyödyllinen ominaisuus, sillä se automaattisesti merkitsee tulevat kokouskutsut kalenteriisi. Tiedät tällöin aina, kun kokous on tulossa. Tämä ominaisuus myös säästää aikaa, sillä jokainen osallistuja tietää tarkan ajan ilmaantua kokoukseen.

Voiko palvelussa muokata dokumentteja oikeassa ajassa?

Tutkiminen ja toimintasuunnitelman laatiminen ovat olennainen osa etäkokouksia. Tämän vuoksi yksi parhaista ominaisuuksista etäkokouspalveluissa on muokkaaminen oikeassa ajassa. Sinä ja tiimisi voitte tehdä muutoksia sekä muokata dokumentteja yhteistyössä.

Siinä kaikki sopivan kokouspalvelun valitsemisesta. Seuraavaksi kerromme vinkkejä etäkokouksen esityslistan laatimiseen.

Vinkkejä esityslistan luomiseen etäkokouksissa

• Etäkokous on niin kuin mikä tahansa muukin kokous. Sinun täytyy laatia esityslista varmistaaksesi, että kokous onnistuu sujuvasti. Jos sinulla on vaikeuksia yksityiskohtaisen esityslistan luomisessa, lue alla olevat vinkit:

• Ensimmäisenä sinun täytyy päättää mitä haluat saavuttaa. Olipa se sitten ongelmanratkaisu, luovan ratkaisun pohtiminen tai tilannekatsaus tiimisi kanssa. On tärkeä valita, mitä haluat saavuttaa ja kirjoittaa se ylös.

• Toinen asia virtuaalisen esityslistan luomisessa on omistautuneen moderaattorin valinta. On hyvä valita henkilö, joka auttaa sinua kokouksen sujuvuuden varmistamisessa. Etäkokouksessa voi olla paljonkin osallistujia, joten tämä varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla kokouksen asioista eikä aikaa mene turhaan hukkaan.

• Kolmas asia on virtuaalisen esityslistan lähettäminen. Lähettämällä esityslistan samaan aikaan kuin kokouskutsun, varmistut siitä, että kaikki osallistujat ymmärtävät mistä kokouksessa on kyse. Jos jokainen osallistuja on hyvin informoitu, myös vuorovaikutteisuus kokouksessa nousee.

Siinä olivat vinkit esityslistan luomiseen. Seuraamalla näitä ohjeita, olet jo tehnyt suurimman osan työstä ja enää jäljellä on kokouksen aloittaminen.

Suomen paras etäkokouspalvelu

Siinä olivat kaikki vinkit, ideat sekä työkalut täydellisen etäkokouksen luomiseen. Nyt sinun täytyy vain valita sopivin etäkokouspalvelu. Ei kuitenkaan kannata valita ensimmäistä kokouspalvelua minkä satut löytämään. Tekemällä hieman tutkimustyötä, pystyt valitsemaan sopivimman etäkokouspalvelun juuri sinulle. 
Jos haluat tietää enemmän etäkokouspalveluista, ota meihin yhteyttä. Voit myös laittaa kommentin artikkelin alle tai kysy chatissa ruudun vasemmassa alalaidassa.