Etäkokous UKK – vastauksia tärkeimpiin kysymyksiin etäkokouksista!

Etäkokoukset sekä virtuaaliset tapaamiset ovat uusi normi. Niistä on tullut tärkeä osa maailmanlaajuista taloutta pääasiassa pakon edessä. Moni asia on huomioitava menestyksen takaamiseksi, oli se sitten etänä työskentelevän tiimin hallinnointi tai yrityksen päätöksenteko ulkomailla. Niin pienet kuin suuretkin yritykset hyödyntävät etäkokouksia saavuttaakseen optimaalisen tuotteliaisuuden. Yritykset maailmanlaajuisesti tarvitsevat korkealaatuisia etäkokouspalveluita ja ratkaisuja tarjotakseen tehokkaan etätyöskentelyn ja kommunikoinnin työntekijöilleen ja asiakkailleen. 

Parhaat kokouspalvelut markkinoilla tarjoavat selkeän kommunikoinnin työntekijöiden sekä asiakkaiden kanssa. HD-laatuiset videokuvat ja selkeät äänentoistot auttavat luomaan parhaan mahdollisen kokemuksen etäkokouksia pidettäessä. 

Tähän me Neomeetilla pyrimme. Meidän tavoitteemme on varmistaa, että yritykset pystyvät olemaan vuorovaikutuksessa työntekijöiden sekä asiakkaiden kanssa maailmanlaajuisesti. Erikoistumme etäkokouksiin ja tiedämme kaiken niiden järjestämisestä sekä parhaista kokouspalveluista. Tässä artikkelissa vastaamme muutamiin usein kysyttyihin kysymyksiin auttaaksemme sinua valitsemaan sopivan kokouspalvelun.

Mikä on etäkokous?

Etäkokous on tapaaminen, johon osallistuu useampi kuin yksi henkilö eri paikoista käyttäen tietokoneyhteyttä, videota ja ääntä yhteyden muodostamiseen. Sillä on laaja käyttötarkoitus, mukaan lukien tiimikokoukset, webinaarit, tuote-esitykset, työhaastattelut sekä monia muita. Etäkokouksen tarkoituksena on varmistaa, että ihmiset voivat muodostaa yhteyden riippumatta siitä, missä he ovat. 

Jotta etäkokous voidaan järjestää, tarvitset muutamia laitteita.

Mitä tarvitset etäkokoukseen?

Saatavilla on monia erilaisia välineitä etäkokoukseen osallistumiseen ja sinulla on varmasti ainakin yksi tällainen jo kotona. Tässä on lista välineistä, joita tarvitset etäkokoukseen:

• Tarvitset näytön. Se voi olla joko kannettava tietokone, pöytätietokoneen näyttö tai TV -näyttö. Joissakin laitteissa on valmiina sisäänrakennettu mikrofoni sekä kamera, mutta jos näin ei ole, voit käyttää myös erikseen ostettavia USB -laitteita. 
• Tarvitset myös kaiuttimet. Sisäänrakennetut tietokoneen kaiuttimet, ulkoiset kaiuttimet tai VoIP (Voice over IP) neuvottelupuhelimet hoitavat homman. 
• Tietenkin tarvitset internet-yhteyden. WiFi tai ethernet.
• Viimeinen tarvittava asia on löytää sopivin kokouspalvelu yrityksellesi.

Mitkä ovat kokousjärjestelmien tyypit?

Markkinoilla on jokaiselle sopivia kokousjärjestelmiä. Kaikki riippuu tarpeistasi ja siitä, mitä ominaisuuksia haluat kokouspalvelustasi. Tässä on lista erilaisista kokousjärjestelmä ratkaisuista:

• Ensimmäinen järjestelmä on telemaattinen läsnäolo -videoneuvottelujärjestelmä. Siinä on useita näyttöjä tai näyttöjä, jotka on järjestetty siten, että kaikki tuntevat liittyvänsä kokoukseen henkilökohtaisesti. 
• Toinen järjestelmä on työpöydän videoneuvottelujärjestelmä. Tässä järjestelmässä kaikki laitteistot ja ohjelmistot on rakennettu pöytäkoneelle tai kannettavaan tietokoneeseen. 
• Huonepohjainen videoneuvottelu on viimeinen järjestelmä, josta sinun täytyy tietää. Tässä järjestelmässä videoneuvottelutekniikka on sisäänrakennettu huoneeseen. 

Siinäpä olivat kokousjärjestelmien eri tyypit, jotka on hyvä tietää. Riippumatta siitä, mitä järjestelmää päädyt käyttämään, lukuisat esimerkit tästä tekniikasta muuttavat yrityksen päätöksentekoprosessia. Se on täydellinen työkalu yhteydenpitoon, kollegoiden, asiakkaiden ja tulevien työntekijöiden kanssa. Nyt kun tiedät mitä järjestelmät ovat, katsotaanpa kokousjärjestelmien käyttötarkoituksia.

Mitkä ovat kokousjärjestelmien tärkeimmät käyttötavat?

Kokousjärjestelmät ajavat muutosta yritysten toiminnassa ja niissä on laaja valikoima toimintoja, jotka takaavat tehokkuuden. Tässä on yleisimpiä kokousjärjestelmien käyttötarkoituksia. Katsotaan nyt niitä!

Tiimikokoukset

Tiimikokoukset voivat olla kiireisiä. Ennen virtuaalikokousten aikana saatoit tuntea olosi syrjäytyneeksi, päälle puhutuksi tai väärin kuulluksi. Tavallinen kokousjärjestelmä ei riitä tuottavaan liiketoiminnalliseen kokousympäristöön. Edellisvuosien yhden kameran systeemi ei riitä tuottamaan kokousta, eikä yksi mikrofoni riitä onnistuneen kokouksen järjestämiseen.

Tämän takia 360-asteen kokousjärjestelmä sekä korkean resoluution kameroiden ja laadukkaiden äänen tallennuslaitteiden käyttö on äärimmäisen tärkeää. Näin saat kaiken irti kokouksistasi. 

Webinaarit

Jokainen webinaari vaatii korkealaatuisen kuvan laadun sekä laadukkaan äänentoiston, sillä katsojat hakevat tietoa webinaareista. Heikkolaatuinen kuva ja ääni vaikeuttavat prosessia. Lisäksi menetät osallistujia, jos video- tai äänentoisto eivät ole hyvälaatuisia. Parhaan kokemuksen takaamiseksi, tarvitset oikeanlaiset välineet sekä sopivan kokouspalvelun. Muuten riskeeraat potentiaalisten liidien ja asiakkaiden menettämisen.

Tuotteen esittely

Tuotteen luominen on kovaa työtä. Yritykset järjestävät lukemattomia aivohiiri-istuntoja, suunnittelutöitä ja valmistustunteja kehittääkseen tuotetta. Floppi esityksen aikana ei ole hyväksyttävää. Kaikki tämä kova työ olisi turhaa vain siksi, että et pystynyt osoittamaan työsi hedelmää. Siksi yritykset käyttävät verkkoneuvotteluun tarkoitettuja ohjelmistoja ja laitteita skaalautuvana ratkaisuna tuote-esittelyihin. 

Yksittäinen koulutus ja tuki

Jokainen digitaalinen vuorovaikutus on yritykselle tärkeä asia, aina työntekijöiden kouluttamisesta ja lisätuen tarjoamisesta asiakkaillesi. Hajanaiset ja tuottamattomat istunnot heikentävät tuottavuuttasi ja voivat jopa vahingoittaa lopputulosta. Yrityksenä sinun on varmistettava, että koulutus ja tuki ovat yhtä saumattomia ja tehokkaita kuin kasvokkain tapaamisessa. Tässä paras kokouspalvelu voi auttaa sinua.

Haastattelut

Yksi yrityksen johtamisen tärkeimmistä näkökohdista on rekrytointiprosessi. Se voi kuitenkin olla työläs prosessi. Se vie arvokasta aikaa, jonka voisi hyödyntää muualla. Laadukkaat, välittömät viestintäratkaisut, kuten videoneuvottelutyökalut ja tekniikka voivat tehdä palkkausprosessista paljon helpompaa olemalla innovatiivinen työhaastatteluissa. 

Teknologia varmistaa, että haastattelijat suorittavat nopeasti tehokkaan, mutta merkittävän haastattelun. Se auttaa yrityksiä, joilla on etämahdollisuuksia palkkaamaan uusia lahjakkuuksia 33% nopeammin kuin yritykset, jotka eivät tarjoa etäjoustavuutta. Kätevyyden lisäksi paras verkkoneuvotteluohjelmisto ja tekniikka varmistavat, että saat haastattelusta visuaalisia vihjeitä, jotka tarjoavat samat näkemykset kuin henkilökohtainen haastattelu.

Löydä sinulle paras kokouspalvelu

Nämä ovat vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin etäkokouksista. Kuten näette, etäkokouspalvelu on erittäin monipuolinen työkalu, joka auttaa yrityksiä uudistumaan ja takaamaan tehokkuuden. Varmista siis, että löydät yrityksellesi parhaan kokouspalvelun. 
Jos et ole varma minkä tyyppistä etäkokouspalvelua tarvitset, Neomeet voi auttaa sinua. Voit lähettää kysymyksesi ja huolesi meille sosiaalisessa mediassa tai jätä kommentti alas. Joten ole siis yhteydessä, jos sinulla on kysyttävää.