Shovon Joarder

Shovon Joarder

28.07.2020

Uuden ajan etäkokous – Neomeetin toiminta askel askeleelta

Digitalisaation myötä internet on pullollaan erilaisia etäkokouspalveluita, ja niiden suosio on viime aikoina lisääntynyt huomattavasti. Viimeistään keväisen koronakriisin myötä myös isännöintitoimistoissa ja taloyhtiöissä on herätty […]

Digitalisaation myötä internet on pullollaan erilaisia etäkokouspalveluita, ja niiden suosio on viime aikoina lisääntynyt huomattavasti. Viimeistään keväisen koronakriisin myötä myös isännöintitoimistoissa ja taloyhtiöissä on herätty etäkokousten kasvavaan tarpeeseen, ja muun muassa Isännöintiliitto on suositellut etäkokouksiin siirtymistä.

Etäkokousten helpottamista varten kehitimme Neomeet-ohjelmiston, joka mahdollistaa taloyhtiön kokousten järjestämisen ja niihin osallistumisen missä ja milloin tahansa niin kokouspaikalla kuin etäyhteydelläkin. Neomeetiin on sisällytetty kaikki normaalissa kokouksessa tarvittavat toiminnot, joten erillisiä työkaluja esimerkiksi äänestykseen tai pöytäkirjan tarkistamiseen ei tarvita. Mutta miten Neomeet käytännössä toimii? Tässä artikkelissa käymme läpi ohjelman toiminnan askel askeleelta.

Taloyhtiön kokouksen luominen

Isännöitsijän kirjautuessa Neomeetiin hänelle avautuu kuvan aloitusnäkymä, jossa isännöitsijä, puheenjohtaja ja sihteeri voivat hallinnoida äänestyksiä ja dokumentteja koko kokouksen ajan. Osakkaan omassa näkymässä kokouskutsuun vastaaminen, kokoukseen osallistuminen ja dokumenttien tarkastelu onnistuvat napin painalluksella.

Aloitusnäkymässä isännöitsijä voi luoda uuden kokouksen tai kyselyn sekä tarkastella tulevia kokouksia ja arkistoja. Uutta kokousta luodessaan hän voi tehdä uuden esityslistan tai käyttää tallentamiaan esityslistoja. Kokouskutsuja varten ohjelma hakee automaattisesti osakkaiden tiedot isännöitsijän ERP-järjestelmästä (esim. Visma Tampuuri tai Visma Fivaldi). Osallistujien valinnan ja kutsun esikatselun jälkeen kutsut liitteineen lähetetään automaattisesti osallistujille sähköpostilla, tekstiviestillä sekä tulevaisuudessa myös kirjeitse. Kokouksen alkaessa osallistujat pääsevät kokoukseen helposti kutsun mukana tulevasta linkistä ja tunnistautuvat puhelinnumeronsa avulla. Valittavissa on myös vahva tunnistautumistapa. Lisäksi osakkaat voivat tehdä järjestelmässä valtakirjan, joka mahdollistaa toisen henkilön osallistumisen heidän puolestaan. Kokouskutsu lähetetään automaattisesti valtakirjan haltijalle.

Etäkokouksen kulku

Kun etäkokous on alkamassa, isännöitsijä aktivoi kokouksen ja lisää kokouspaikalla osallistuvat järjestelmään näiden asunnon numeron avulla. Kokouksen aikana osakkaat voivat pyytää puheenvuoroa ja kommunikoida muiden osallistujien kanssa mikrofonin tai viestien välityksellä. Paikalla olevien viestiminen onnistuu isännöitsijän mikrofonin avulla. Mikrofonien kautta käydyt keskustelut tallentuvat järjestelmään äänitallenteena, mikä mahdollistaa niiden tarkastelun ja käytön myös jälkikäteen.

Isännöitsijä voi luoda uuden äänestyksen milloin vain kokouksen aikana. Käynnistääkseen äänestyksen hän luo sille aiheen sekä vastausvaihtoehdot, joista osallistujat valitsevat anonyymisti suljetun lippuäänestyksen periaatteiden mukaisesti. Myös avoimet äänestykset ovat mahdollisia. Fyysisesti osallistuvien äänet kirjataan Neomeetiin isännöitsijän toimesta, ja ohjelma laskee äänet automaattisesti taloyhtiön äänestyssääntöjen mukaan.

Isännöitsijä voi kokouksen aikana tehdä esityslistaan muistiinpanoja, jotka tallentuvat pöytäkirjaan. Kokouksen päätyttyä isännöitsijä lähettää pöytäkirjan puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajille, jotka tarkastavat sekä hyväksyvät sen osallistumistavastaan riippuen joko omalta tai isännöitsijän näytöltä. Hyväksytty pöytäkirja sekä muut materiaalit tallentuvat automaattisesti Neomeetin arkistoihin, joissa ne ovat aina osakkaiden ja isännöitsijän saatavilla.

Koko etäkokous samassa järjestelmässä

Pähkinänkuoressa Neomeet mahdollistaa muun muassa seuraavat toiminnot:

  • Esityslistan tekeminen ohjelman sisällä
  • Kokouskutsujen lähetys automaattisesti
  • Kokoukseen ilmoittautuminen
  • Valtakirjan tekeminen etänä
  • Paikalla ja etänä osallistuminen samassa järjestelmässä
  • Suljettu lippuäänestys
  • Puheenvuoron pyytäminen ja kommentointi
  • Automaattinen ääntenlaskenta
  • Pöytäkirjan tarkastus
  • Osallistuminen tietokoneella tai mobiililaitteella
  • Materiaalien arkistointi kaikkien osakkaiden näkyville

Neomeet hyödyntää toiminnassaan jo olemassa olevia järjestelmiä ja integroituu sujuvasti niihin, mikä tekee sen käytöstä ja kokouksiin osallistumisesta helppoa kaikenikäisille ja -taitoisille. Lisäksi ohjelma huolehtii kokouksen kulusta automaattisesti, ja kaikki kokouksessa tarvittavat toiminnot ovat käytettävissä samassa järjestelmässä. Onnistuneeseen kokoukseen tarvitaankin Neomeetin lisäksi vain mukava asento sekä maukkaat kahvitarjoilut.

Kiinnostaako helpompi etäkokous? Ota yhteyttä ja tule tutustumaan Neomeetin toimintaan ensimmäisten joukossa: https://neomeet.fi/ota-yhteytta/

Anna Kommenttisi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *