Unohda mikrofonien, ohjelmistojen ja vaikeiden teknisten välineiden ongelmat ja tutustu taloyhtiön etäkokoukseen, johon voit osallistua vaivatta ja helposti vaikka kotisohvaltasi.
Pystytkö tunnustamaan, että taloyhtiösi etäkokoukseen
osallistuminen on välillä tuntunut tältä?
Mikäli olet taloyhtiön osakas ja osallistunut aiemmin etäkokouksiin, uskoisin, että pystyt allekirjoittamaan ainakin jonkin näistä ongelmista, joita olet kohdannut taloyhtiön etäkokouksissa:
Arvaatko mitä?
Etäkokousten ei tarvitse olla näin vaikeita. Olemme löytäneet tavan tehdä taloyhtiön kokouksista helppoja ja mutkattomia, osallistuitpa sitten etänä tai fyysisesti kokouspaikalta. Varoituksen sanana: emme ole keksineet Graalin maljaa, vaan olemme haastatelleet isännöitsijöitä ja taloyhtiöiden edustajia ja löytäneet uuden tavan järjestää kokouksia ja osallistua niihin.
Nämä ovatkin nyt ja aina ohjelmistomme ohjenuorana:
Käymme seuraavaksi läpi sen, miten helppoa on kokoukseen osallistuminen etänä. Olitpa sitten taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai normaali taloyhtiön osakas, takaamme, että tämän jälkeen näet etäkokouksiin osallistumisen aivan uudessa valossa!
Olemme tehneet osakkaan maailmasta helppoa: saat sähköisen kokouskutsun sähköpostiisi ja puhelimeesi tekstiviestinä automaattisesti. Tältä se näyttää sähköpostissa:
Mikä on yksi ja ainoa omistamasi numeroketju, jonka muistat vaikka unissasi? No sehän on tietysti puhelinnumerosi! Me yksinkertaistimme kaiken mahdollisen ja pääset tunnistautumaan omana itsenäsi taloyhtiön kokouksiin pelkkää puhelinnumeroasi käyttäen.
Kun klikkaat saamaasi kokouslinkkiä, avautuu seuraavanlainen ruutu:
Kun olet syöttänyt puhelinnumerosi, lähetämme sinulle kertakäyttöisen salasanan ja pääset kirjautumaan. Helppoa! Mutta entäs jos et löydä saamaasi linkkiä? Ei hätää, sillä voit aina mennä osoitteeseen https://kokouskutsu.fi, ja pääset sitä kautta ylläolevaan näkymään antamaan puhelinnumerosi.
Minä kuten varmaan sinäkin inhoamme vaikeaselkoisia käyttöliittymiä?
Me Neomeetillä halusimme miettiä, mitä taloyhtiön osakas oikeasti tarvitsee näkymässään liittyen kokouksiin, kokouskutsuihin ja pöytäkirjoihin. Päädyimme näihin toiminnallisuuksiin:
Tältä Neomeetin päävalikko näyttää osakkaan näkökulmasta:
Yksinkertaista, eikö? Tämä kaikki aukeaa sinulle, kun tunnistaudut järjestelmään. Tätä kautta pääset tutkimaan pöytäkirjoja, vastaamaan kokouskutsuihin ja osallistumaan kokouksiin.
Saat oman taloyhtiösi kokouksiin liittyvät esityslistat ja kokouskutsut omaan valikkoosi. Kokouskutsuissa voit valita miten osallistut kokoukseen, ja hyväksyttyäsi kutsun pääset lisäksi antamaan etukäteiskommentteja isännöitsijällesi.
Kun tällainen kokouskutsu tulee Neomeetiin, valitset yllä kuvatusta päävalikosta kohdan “Kokouskutsu”. Tämän jälkeen näet sinulle tulevat kokoukset listassa:
Kuten yltä näet, tässä näkymässä on valittavana As Oy Pihlajan kokouskutsu. Klikkaamalla tai painamalla tätä kuvaketta saat auki kyseisen kutsun ja voit valita osallistumistapasi kokoukseen:
Tästä valikosta voit siis valita tuletko kokoukseen paikan päälle, osallistutko etänä vai annatko valtakirjan. Tätä kautta näet myös esityslistan ja kokousdokumentit.
Kun olet vahvistanut ilmottautumisesi, voit palata päävalikkoon ja pääset halutessasi antamaan kommentteja esityslistaan valitsemalla päävalikosta “Tulevat kokoukset”. Tällöin saat auki listauksen taloyhtiösi tulevista kokouksista:
Tästä voit edetä valitsemalla “Katso kokouksen tiedot”. Tällöin saat uuden näkymän, jossa voit muokata osallistumistasi tai antaa kommentteja esityslistasta isännöitsijällesi ja sitä kautta taloyhtiön hallitukselle:
Ehkä olet jo osallistunut taloyhtiöiden etäkokouksiin, joissa on käytetty jotain markkinoilla jo olevaa työkalua kuten Microsoft Teamsia. Microsoft Teams -kokouksissa olet varmasti huomannut että käyttöliittymässä saattaa olla paljon ylimääräisiä toiminnallisuuksia tai yhtiökokouksen etenemisen seuraaminen voi olla haastavaa. Mahdollisesti olet myös kohdannut osallistumisen kanssa ongelmia jollain omistamallasi päätelaitteella.
Me Neomeetillä olemme halunneet parantaa etäosallistujien käyttökokemusta niin, että olemme poistaneet kokousnäkymästä turhat tominnallisuudet ja mahdollistamme helppokäyttöisen tavan osallistua ja vaikuttaa taloyhtiön päätöksentekoon etänä. Osakkaan näkymä Neomeetissa kokouksen ollessa käynnissä näyttääkin näin yksinkertaiselta:
Kuten aiemmin mainitsimme, kokoukseen pääset kirjautumaan kohdasta “Tulevat kokoukset”. Sen jälkeen tarvitset vain puhelinnumerosi, ja tadaa, olet sisällä kokouksessa!
Ylläolevassa osakkaan näkymässä näet koko kokouksen ajan, mikä kokouksen vaihe on käynnissä. Lisäksi voit milloin tahansa pyytää puneevuoroa sihteeriltä painamalla vihreää painiketta, tai jättää viestikenttään kommenttejasi. Kokousnäkymä pysyy helppokäyttöisyyden varmistamiseksi saman näköisenä koko kokouksen ajan.
Äänestäminen kokouksessa on yhtä helppoa kuin muutkin toiminnot. Kun isännöitsijä luo äänestyksen, osakkaiden eteen avautuu äänestysnäkymä, jossa he voivat äänestää täysin anonyymisti haluamaansa vaihtoehtoa:
Kun äänestystulos on selvillä, jokainen taloyhtiön osakas saa siitä tiedon ruudulleen.
Kun kokous loppuu, on vuorossa pöytäkirjan tarkastus. Mikäli sinut on valittu pöytäkirjantarkastajaksi, järjestelmä kutsuu sinut automaattisesti tarkistamaan pöytäkirjan. Odottavan pöytäkirjan löydät heti päävalikosta “Käynnissä olevat tarkastukset” -kohdasta, josta pääset myös tarkastamaan sen:
Pöytäkirjaa tarkastaessasi voit jättää kommentteja jokaiseen esityslistan kohtaan. Kun olet valmis, “Vahvista” -painikkeen klikkaaminen lähettää pöytäkirjan kokouksen puheenjohtajalle. Mikäli olet itse kokouksen puheenjohtaja, saat pöytäkirjan tarkastettavaksesi pöytäkirjantarkastajien jälkeen.
Tässä olivat osakkaan toiminnot Neomeetissa pähkinänkuoressa. Mikäli haluat lisätietoa Neomeetin toiminnasta, kerromme lisää oppaissamme. Antoisia etäkokouksia!