Mika Mononen

Mika Mononen

05.11.2020

Taloyhtiön osakas – näin helppoa (etä)kokous voi olla

Unohda mikrofonien, ohjelmistojen ja vaikeiden teknisten välineiden ongelmat ja tutustu taloyhtiön etäkokoukseen, johon voit osallistua vaivatta ja helposti vaikka kotisohvaltasi.

Miehellä on kannettava tietokone rannalla - Neomeet

Pystytkö tunnustamaan, että taloyhtiösi etäkokoukseen
osallistuminen on välillä tuntunut tältä?

Meemi siitä kuinka vaikeina taloyhtiön osakas saattaa kokea etäkokoukset - Neomeet

Mikäli olet taloyhtiön osakas ja osallistunut aiemmin etäkokouksiin, uskoisin, että pystyt allekirjoittamaan ainakin jonkin näistä ongelmista, joita olet kohdannut taloyhtiön etäkokouksissa:

  • “Missä se linkki nyt olikaan millä pääsin sinne kokoukseen?”
  • “Mistä tämä ääni menee päälle?”
  • “Miksi minua ei kuule kukaan?”
  • “Missä päätöskohdassa nyt mennään?”
  • “Milloin minä saan puheenvuoron?”

Arvaatko mitä?

Etäkokousten ei tarvitse olla näin vaikeita. Olemme löytäneet tavan tehdä taloyhtiön kokouksista helppoja ja mutkattomia, osallistuitpa sitten etänä tai fyysisesti kokouspaikalta. Varoituksen sanana: emme ole keksineet Graalin maljaa, vaan olemme haastatelleet isännöitsijöitä ja taloyhtiöiden edustajia ja löytäneet uuden tavan järjestää kokouksia ja osallistua niihin.

Nämä ovatkin nyt ja aina ohjelmistomme ohjenuorana:

  • Ei vaikeaa kirjautumista
  • Ei turhia toimintoja
  • Apu ja ohjeet aina saatavilla
  • Seuraa helposti missä mennään
  • Saa mielipiteesi aina kuuluviin
  • Ei asennuksia
  • Kaikki päätelaitteet käyvät
Etäkokoukseen osallistuminen voi olla helppoa - Neomeet

Käymme seuraavaksi läpi sen, miten helppoa on kokoukseen osallistuminen etänä. Olitpa sitten taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai normaali taloyhtiön osakas, takaamme, että tämän jälkeen näet etäkokouksiin osallistumisen aivan uudessa valossa!

Kokouskutsu taloyhtiön yhtiökokoukseen

Olemme tehneet osakkaan maailmasta helppoa: saat sähköisen kokouskutsun sähköpostiisi ja puhelimeesi tekstiviestinä automaattisesti. Tältä se näyttää sähköpostissa:

Sähköpostiin tullut kokouslinkki - Neomeet
Tältä näyttää kokouskutsu osakkaan sähköpostissa.

Mikä on yksi ja ainoa omistamasi numeroketju, jonka muistat vaikka unissasi? No sehän on tietysti puhelinnumerosi! Me yksinkertaistimme kaiken mahdollisen ja pääset tunnistautumaan omana itsenäsi taloyhtiön kokouksiin pelkkää puhelinnumeroasi käyttäen.

Kun klikkaat saamaasi kokouslinkkiä, avautuu seuraavanlainen ruutu:

Taloyhtiön osakas tunnistautuu kokoukseen puhelinnumerolla - Neomeet
Kokoukseen voi kirjautua myös puhelinnumeron avulla.

Kun olet syöttänyt puhelinnumerosi, lähetämme sinulle kertakäyttöisen salasanan ja pääset kirjautumaan. Helppoa! Mutta entäs jos et löydä saamaasi linkkiä? Ei hätää, sillä voit aina mennä osoitteeseen https://kokouskutsu.fi, ja pääset sitä kautta ylläolevaan näkymään antamaan puhelinnumerosi.

Kertakäyttöinen salasana - Neomeet
Puhelinnumeron syötettyäsi lähetämme sinulle kertakäyttöisen salasanan, jolla pääset kokoukseen.

Osakkaan valikko Neomeetissä

Minä kuten varmaan sinäkin inhoamme vaikeaselkoisia käyttöliittymiä?

puhelinpylväs - Neomeet

Me Neomeetillä halusimme miettiä, mitä taloyhtiön osakas oikeasti tarvitsee näkymässään liittyen kokouksiin, kokouskutsuihin ja pöytäkirjoihin. Päädyimme näihin toiminnallisuuksiin:

  • Kokouskutsun hyväksyminen
  • Kokouksen esityslistan katselmointi
  • Kokoukseen osallistuminen
  • Pöytäkirjojen tarkastus
  • Pöytäkirjojen katselmointi

Tältä Neomeetin päävalikko näyttää osakkaan näkökulmasta:

Ohjelman valikko (taloyhtiön osakas) - Neomeet
Osakkaan päävalikko Neomeetissa näyttää tältä.

Yksinkertaista, eikö? Tämä kaikki aukeaa sinulle, kun tunnistaudut järjestelmään. Tätä kautta pääset tutkimaan pöytäkirjoja, vastaamaan kokouskutsuihin ja osallistumaan kokouksiin.

Kokouskutsu ja esityslista

Saat oman taloyhtiösi kokouksiin liittyvät esityslistat ja kokouskutsut omaan valikkoosi. Kokouskutsuissa voit valita miten osallistut kokoukseen, ja hyväksyttyäsi kutsun pääset lisäksi antamaan etukäteiskommentteja isännöitsijällesi.

Kun tällainen kokouskutsu tulee Neomeetiin, valitset yllä kuvatusta päävalikosta kohdan “Kokouskutsu”. Tämän jälkeen näet sinulle tulevat kokoukset listassa:

Sovellusvalikko (kokouskutsu) - Neomeet
Kokouskutsu Neomeetissa näyttää tältä.

Kuten yltä näet, tässä näkymässä on valittavana As Oy Pihlajan kokouskutsu. Klikkaamalla tai painamalla tätä kuvaketta saat auki kyseisen kutsun ja voit valita osallistumistapasi kokoukseen:

Ilmottautumisvalikko (taloyhtiön osakas) - Neomeet
Tässä valikosta voit valita, miten osallistut kokoukseen.

Tästä valikosta voit siis valita tuletko kokoukseen paikan päälle, osallistutko etänä vai annatko valtakirjan. Tätä kautta näet myös esityslistan ja kokousdokumentit.

Kun olet vahvistanut ilmottautumisesi, voit palata päävalikkoon ja pääset halutessasi antamaan kommentteja esityslistaan valitsemalla päävalikosta “Tulevat kokoukset”. Tällöin saat auki listauksen taloyhtiösi tulevista kokouksista:

Valikko kokouksista - Neomeet

Tästä voit edetä valitsemalla “Katso kokouksen tiedot”. Tällöin saat uuden näkymän, jossa voit muokata osallistumistasi tai antaa kommentteja esityslistasta isännöitsijällesi ja sitä kautta taloyhtiön hallitukselle:

Kokoussovelluksen valikko - Neomeet

Kokoukseen osallistuminen etänä

Ehkä olet jo osallistunut taloyhtiöiden etäkokouksiin, joissa on käytetty jotain markkinoilla jo olevaa työkalua kuten Microsoft Teamsia. Microsoft Teams -kokouksissa olet varmasti huomannut että käyttöliittymässä saattaa olla paljon ylimääräisiä toiminnallisuuksia tai yhtiökokouksen etenemisen seuraaminen voi olla haastavaa. Mahdollisesti olet myös kohdannut osallistumisen kanssa ongelmia jollain omistamallasi päätelaitteella.

Me Neomeetillä olemme halunneet parantaa etäosallistujien käyttökokemusta niin, että olemme poistaneet kokousnäkymästä turhat tominnallisuudet ja mahdollistamme helppokäyttöisen tavan osallistua ja vaikuttaa taloyhtiön päätöksentekoon etänä. Osakkaan näkymä Neomeetissa kokouksen ollessa käynnissä näyttääkin näin yksinkertaiselta:

Kokousnäkymä (taloyhtiön osakas) - Neomeet
Osakkaan yksinkertainen kokousnäkymä

Kuten aiemmin mainitsimme, kokoukseen pääset kirjautumaan kohdasta “Tulevat kokoukset”. Sen jälkeen tarvitset vain puhelinnumerosi, ja tadaa, olet sisällä kokouksessa!

Ylläolevassa osakkaan näkymässä näet koko kokouksen ajan, mikä kokouksen vaihe on käynnissä. Lisäksi voit milloin tahansa pyytää puneevuoroa sihteeriltä painamalla vihreää painiketta, tai jättää viestikenttään kommenttejasi. Kokousnäkymä pysyy helppokäyttöisyyden varmistamiseksi saman näköisenä koko kokouksen ajan.

Äänestäminen kokouksessa on yhtä helppoa kuin muutkin toiminnot. Kun isännöitsijä luo äänestyksen, osakkaiden eteen avautuu äänestysnäkymä, jossa he voivat äänestää täysin anonyymisti haluamaansa vaihtoehtoa:

Osakkaan äänestysnäkymä mobiililaitteessa

Osakkaan äänestysnäkymä tietokoneella

Kun äänestystulos on selvillä, jokainen taloyhtiön osakas saa siitä tiedon ruudulleen.

Kun kokous loppuu, on vuorossa pöytäkirjan tarkastus. Mikäli sinut on valittu pöytäkirjantarkastajaksi, järjestelmä kutsuu sinut automaattisesti tarkistamaan pöytäkirjan. Odottavan pöytäkirjan löydät heti päävalikosta “Käynnissä olevat tarkastukset” -kohdasta, josta pääset myös tarkastamaan sen:

Taloyhtiön osakas näkee tarkastusta odottavan pöytäkirjan päävalikosta - Neomeet
Taloyhtiön osakas näkee tarkastusta odottavan pöytäkirjan päävalikosta.

Pöytäkirjaa tarkastaessasi voit jättää kommentteja jokaiseen esityslistan kohtaan. Kun olet valmis, “Vahvista” -painikkeen klikkaaminen lähettää pöytäkirjan kokouksen puheenjohtajalle. Mikäli olet itse kokouksen puheenjohtaja, saat pöytäkirjan tarkastettavaksesi pöytäkirjantarkastajien jälkeen.

Pöytäkirjantarkastajien kommentit pöytäkirjassa - Neomeet
Pöytäkirjantarkastajat voivat jättää kommenttejaan pöytäkirjaan, minkä jälkeen se lähetetään puheenjohtajalle.

Tässä olivat osakkaan toiminnot Neomeetissa pähkinänkuoressa. Mikäli haluat lisätietoa Neomeetin toiminnasta, kerromme lisää oppaissamme. Antoisia etäkokouksia!

Anna Kommenttisi

Your email address will not be published. Required fields are marked *