Siina Surakka

Siina Surakka

06.10.2020

Taloyhtiön hallitustyöskentely helpommaksi Neomeetilla

Aktiivisimpien taloyhtiöiden hallituksissa kokouksia saatetaan pitää useita kuukaudessa tai jopa viikottain. Kun yhden isännöitsijän vastuulla voi olla kymmeniä taloyhtiöitä, hallituksen kokousten järjestämisestä aiheutuva työmäärä vie […]

Ihmiset juovat kahvia toimistossa - Neomeet

Aktiivisimpien taloyhtiöiden hallituksissa kokouksia saatetaan pitää useita kuukaudessa tai jopa viikottain. Kun yhden isännöitsijän vastuulla voi olla kymmeniä taloyhtiöitä, hallituksen kokousten järjestämisestä aiheutuva työmäärä vie äkkiä paljon ylimääräistä aikaa ja vaivaa. Etäkokousaikana ylimääräistä aikaa vievät myös kokousohjelmistojen valinta, niiden käytön opettelu sekä mahdollisesti jopa opettaminen hallitukselle. Jos eri taloyhtiöt käyttävät eri järjestelmiä, saatetaan prosessi joutua toistamaan kymmeniä kertoja. Kuitenkin oikeilla työkaluilla taloyhtiön hallitustyöskentely voi olla isännöitsijälle myös helppoa ja vaivatonta.

Ajansäästöä kokonaisvaltaisilla etäkokouksilla

Yhä useampien taloyhtiöiden siirryttyä ainakin osittain hybridi- ja etäkokouksiin isännöitsijät ja hallitusten jäsenet ovat huomanneet niiden säästävän huimasti aikaa. Vaikka ohjelmistojen valinta ja opettelu ottavatkin oman aikansa, itse kokoukset on osallistujien kokemusten mukaan sujuvampaa pitää etänä. Isännöitsijälle, jonka vastuulla kokousten valmistelu ja järjestäminen usein on, etäkokousten tuoma hyöty on kuitenkin huomattavasti pienempi.

Neomeet on kehitetty helpottamaan taloyhtiön hallitustyöskentelyä ja isännöitsijöiden työkuormaa. Sen käyttö kokousalustana lisää etäkokouksista seuraavaa ajansäästöä entisestään: kaikkien isännöitsijän hallinnoimien taloyhtiöiden tiedot löytyvät samasta järjestelmästä, yksittäisen kokouksen valmistelu vie keskimäärin muutaman minuutin ja kokousdokumentteja ei tarvitse etsiä kaikkialta niiden tallentuessa yhteen paikkaan. Kun kokoustoiminnot äänestyksistä pöytäkirjan tarkastukseen hoituvat yhden kokonaisvaltaisen ohjelmiston avulla, säästyy ajan lisäksi myös vaivaa.

Räätälöity palvelu taloyhtiöiden hallitustyöskentelyyn

Neomeet-ohjelmistossa kaikki isännöitsijän hallinnoimat taloyhtiöt löytyvät samasta näkymästä, ja navigointi eri taloyhtiöiden välillä on helppoa. Näin isännöitsijä voi tarkastella kaikkien taloyhtiöidensä toimintaa yhdessä paikassa. Hallituksen kokousta valmistellessaan isännöitsijä voi luoda kokouksen haluamaansa taloyhtiöön, ja jo valmistellut kokoukset sekä niiden materiaalit tallentuvat yhteen paikkaan Tulevat kokoukset -kansioon. Kokouksista arkistoidut dokumentit tallentuvat taloyhtiöittäin Arkistot -kansioon, jossa ne ovat myös hallituksen jäsenten nähtävillä. 

Helppokäyttöisen Neomeetin käyttöönotto on sujuvaa ja nopeaa, ja palvelun hintaan kuuluu ohjelmiston esittely hallitukselle sekä harjoituskokous. Itse isännöitsijän ei tarvitse hallita monia eri järjestelmiä, kun kokouksen järjestäminen hoituu alusta loppuun Neomeetilla. Kun käytössä on yksi kokonaisvaltainen järjestelmä kaikille hallinnoitaville taloyhtiöille, saavat isännöitsijätkin etäkokouksista kaiken mahdollisen hyödyn. 

Jotta taloyhtiön hallitustyöskentely olisi Neomeetin avulla vieläkin helpompaa, olemme valmistelleet käyttöösi oppaita, jotka auttavat niin isännöitsijää, hallituksen jäseniä kuin osakkaita etäkokouksen valmistelussa ja siihen osallistumisessa. Oppaita päivitetään sitä mukaa, kun ohjelmistoon tulee uusia ominaisuuksia, joten pysyt aina ajan tasalla uusimmista päivityksistä. 

Anna Kommenttisi

Your email address will not be published. Required fields are marked *