Isännöitsijän kannalta Neomeet-etätyökalu on nopeuttanut ja sujuvoittanut yhtiökokousten pitämistä. Vaikka yhtiökokousten valmistelu hybridimuotoisesti toteutettuina on vaatinut enemmän etukäteisvalmistelua kuin paikan päällä pidettävät yhtiökokoukset, kokousten läpivieminen nykyaikaisella etätyökalulla on ollut alkujännityksestä vapautumisen jälkeen helppoa ja sujuvaa.
Isännöitsijän kannalta Neomeet-etätyökalu on nopeuttanut ja sujuvoittanut yhtiökokousten pitämistä. Vaikka yhtiökokousten valmistelu hybridimuotoisesti toteutettuina on vaatinut enemmän etukäteisvalmistelua kuin paikan päällä pidettävät yhtiökokoukset, kokousten läpivieminen nykyaikaisella etätyökalulla on ollut alkujännityksestä vapautumisen jälkeen helppoa ja sujuvaa. Isännöintikulman kokemus Neomeetista onkin ollut kaikin puolin myönteinen.
Näin kuvaa kokemuksiaan toimitusjohtaja Mika Pouttu, ITS, AIT Seinäjoen Isännöintikulma Oy:stä.
Lähes kaikkien isännöinnissä olevien taloyhtiöiden yhtiökokoukset on pidetty tänä keväänä Neomeet Oy:n kehittämällä ja nimenomaan asunto-osakeyhtiömaailmaan räätälöidyllä etätyökalulla.
”Isännöintialalle on kaivattu digiloikkaa, joka on nyt koronan vauhdittamana selvästi otettu. Toivomme taloyhtiömaailmassa digitaalisuuden myös lisääntyvän”, vuodesta 1991 alkaen isännöitsijänä isänsä perustamassa isännöintitoimistossa työskennellyt Mika Pouttu pohtii.
Taloyhtiöissä etäkokoustamiseen siirryttiin kevään yhtiökokouksissa Seinäjoen Isännöintikulman aloitteesta. Ammattitaitoisena ja palveluiden kehittämiseen pyrkivässä isännöintitoimistossa nähtiin heti, että Neomeet-etätyökalulla voidaan merkittävästi uudistaa isännöitsijän työn kannalta aikaa vieviä yhtiö- ja hallituskokouskäytäntöjä.
Ymmärrettävästi vanhemmat ihmiset, mutta monen muunkin ikäiset, vastustivat etäkokoustamista ensin hyvinkin voimakkaasti.
”Mutta kun ääni- ja kuvayhteydet saatiin toimimaan ja kokous vietyä ongelmitta läpi, monista ihmisistä huokui onnistumisen riemu. Moni kommentoi, että etäkokoushan sujui kuin olisimme olleet saman pöydän ääressä, saatiin keskusteltua ja päätetty asioista niin kuin pitääkin. Tällä tavalla toimimme jatkossakin”, Pouttu mainitsee.
Etätyöskentelyyn tottumisen ansiosta myös osallistuminen yhtiökokouksiin on ollut runsaampaa ja monet hallitusten ja yhtiöiden kokoukset on voitu pitää isännöitsijän työaikana. Kokoukset ovat sujuneet Poutun mukaan hyvin joustavasti ja todella nopeasti.
”Uskon, että Neomeetia tullaan käyttämään yhtiökokouksissa perinteisen kokoustamistavan rinnalla eli osa osakkaista tulee paikan päälle ja osa osallistuu etäyhteydellä. Hallituksen kokousten uskon muuttuvan vahvasti etäkokoustamiseen, koska sehän on trendi yritysmaailmassa toimialasta riippumatta”, Pouttu vielä toteaa.
Moni kommentoi, että etäkokoushan sujui kuin olisimme olleet saman pöydän ääressä, saatiin keskusteltua ja päätetty asioista niin kuin pitääkin. Tällä tavalla toimimme jatkossakin.
Seinäjoella sijaitsevan Asunto Oy Pajuppan hallituksen puheenjohtajan Raija Poutasen kokemus Neomeetista hallituksen kokouksen ja yhtiökokouksen läpiviemisessä on voittopuolisesti myönteinen.
”Yhtiökokous sujui jämäkästi ja nopeasti, runsaassa puolessa tunnissa”, Poutanen kertoo kokouksesta, jossa päätettiin mm. lukitusjärjestelmän ja ulko-ovien sekä tuuletusparvekkeiden ovi- ja ikkunaelementtien uusimisesta.
”Yhtiökokoukseen osallistuneiden määrä oli harvinaisen suuri ja puheenvuorojakin pyydettiin jonkin verran. Osakkaat olivat voineet jättää etukäteen kirjallisen vastauksensa hallituksen esityksiin ja muutama tällainen vastauspaperikin kokoukseen saatiin”, Poutanen jatkaa.
Yhtiössä asuu voittopuolisesti eläkeiän ylittäneitä osakkaita, toki nuorempiakin.
”Neomeet-etätyökalu helpotti osakkaiden osallistumista niin hallituksen kuin yhtiökokoukseenkin ja etenkin sellaisten sijoittajien ja osakkaiden osallistumista, jotka eivät asu yhtiössä”, Poutanen mainitsee.
Yhtiökokousten pitäminen ns. hybridiyhtiökokouksina on vaatinut Poutun mukaan hieman enemmän lisätöitä kuin perinteinen kokoustamistapa. Hybridikokouksella tarkoitetaan osallistumista, jossa osakas voi ilmaista etukäteen kirjallisesti kantansa hallituksen esityksiin.
Isännöintikulman isännöitsijät harjoittelivat etätyökalun käyttöä Neomeetin tukihenkilöiden kanssa ja tukihenkilöt osallistuivat ensimmäiseen etäyhteydellä pidettävään yhtiökokoukseen. Mika Pouttu myöntää, että ensimmäisen aidon yhtiökokouksen läpivieminen jännitti: ” Toimivatko järjestelmät ja yhteydet ja miten kykenet viemään kokouksen läpi, jos tulee jotakin yllättävää. Kaikista tilanteista kuitenkin selvittiin.”
Etätyökalu soveltuu Poutun mielestä hyvin käsiteltiinpä sitten rutiininomaisia kokousasioita tai päätetään remonteista.
”Neomeet-etätyökalulla on mahdollista toteuttaa tarvittaessa myös äänestäminen ja siten täyttää asunto-osakeyhtiölain vaatimukset. Yhtään äänestystä ei kevään kokouksissa ollut, eikä niitä kovin usein edes tule. Joka tapauksessa järjestelmä laskee esimerkiksi suljetussa lippuäänestyksessä tulokset nopeasti huomioiden osake- ja äänimäärät, painotukset kuin äänileikkuritkin”, Pouttu korostaa.
Osakkaiden kynnystä osallistua yhtiökokoukseen etäyhteydellä pyrittiin madaltamaan Neomeet Oy:n järjestämillä webinaareilla, jotka osoittautuivat hyvin suosituiksi. Moni osakas myös päivitti tietokoneitaan ja laitekantaansa voidakseen paremmin osallistua kokouksiin. Niihin voi toki osallistua myös kännykkäyhteydellä.
Neomeet Oy:ssä on nähty etätyökalun kehittämisessä hyvin käytännönläheisesti se tarve, että etätyökalun pitää ominaisuuksineen mukautua suomalaiseen ainutlaatuiseen asunto-osakeyhtiömaailmaan ja sen erityistarpeisiin.
”Työkalullamme ja siihen liittyvällä kokonaisvaltaisella palvelukonseptilla voimme parhaiten vastata isännöitsijöiden ja osakkaiden tarpeisiin ja kehittää työkalun toimivuutta, käyttöliittyviä ja ominaisuuksia. Pidämme tärkeänä, että palveluun olisi helppo liittyä ja sitä olisi helppo käyttää”, Neomeet Oy:n toimitusjohtaja Mika Mononen kuvaa.
”Neomeet-etätyökalulla haluamme mahdollistaa ja nykyaikaistaa myös ne hyvät taloyhtiökäytännöt, joilla osakkailla on mahdollisuus kommentoida esillä olevia asioita, käyttää puheenvuoroja ja vaikuttaa päätöksiin riippumatta siitä, osallistuvatko he kokoukseen paikan päällä vai etänä”, Mononen jatkaa.
Pilottivaiheen aikana Seinäjoen Isännöintikulma Oy ja Neomeet Oy ovat tehneet tiivistä yhteistyötä ohjelmiston kehittämiseksi.
”Olemme keränneet ja antaneet järjestelmästä palautetta ja kehittämisideoita, joita Neomeet on toiveittemme mukaisesti toteuttanut. Olemme olleet hyvin tyytyväisiä ja kokemus Neomeetista on ollut positiivinen”, Mika Pouttu kiittelee.
”Visiomme on, että Neomeet-ohjelmistosta tulee kehitystyömme myötä kokonaisvaltaisesti kokoustamisen prosessin kattava työväline taloyhtiöille”, Mononen visioi.
Neomeet-konsepti on kuitenkin myös enemmän kuin etäyhteydet mahdollistava kokoustamistyökalu. Siihen on mahdollista yhdistää kokouksen esityslistojen laatiminen, kokouskutsujen lähettäminen, digitaaliset valtakirjat, vahva henkilötunnistautuminen, suljettu lippuäänestys, pöytäkirjan tarkistusprosessi ja pöytäkirjojen arkisto.
Toimitusjohtaja Mika Mononen uskoo, että Neomeet-alusta ja -palvelukokonaisuus antavat isännöintitoimistolle mahdollisuuden sijoittaa tulevaisuuteen ja ihmisläheisesti toimivaan asiantuntijaorganisaatioon, joka haluaa tukea ja parantaa isännöintityön prosessia alati kehittyvillä ja päivittyvillä digitaalisilla työvälineillä.
Autamme kaikkia asiakkaitamme myönteisten etäkokouskokemusten rakentamisessa. Ota meihin yhteyttä, niin viemme yhdessä taloyhtiösi kokoukset uudelle tasolle.
Teksti: Riina Takala-Karppanen, https://www.kahvimaa.fi/
Seinäjoen Isännöintikulman kotisivut: https://www.isannointikulma.fi/