Näin pidät onnistuneen etäkokouksen käyttäen etäkokouspalveluita

Nykypäivänä etäkokoukset ovat tärkeä työkalu yrityksille työrytmin ylläpitämisessä sekä yhteydenpidossa eri työryhmille ympäri maailmaa. Etäkokouspalveluita hyödynnetään tehokkaan toiminnan aikaansaamiseksi aloittelevista yrityksistä suuriin yrityksiin, kuten Apple ja IBM. 

Etäkokoukset ovat vielä suhteellisen uusi asia omaksua, jonka takia monet toimitusjohtajat pitävät enemmän kokouksista kasvokkain. Uusimpaan teknologiaan sopeuduttaessa on kuitenkin suuri mahdollisuus kehittää etäyhteistyötä ja sen lopputulosta. Eri säännöt pätevät etäkokouksiin ja paikan päällä pidettäviin kokouksiin. Toisin kuin paikan päällä, etäkokousta pidettäessä täytyy varmistaa monta asiaa, jotta siitä tulee onnistunut.

Ensimmäiseksi, tärkeää on valita kokonaisvaltainen etäkokoustyökalu. Tuloksellisen etäkokouksen järjestämiseksi on kuitenkin huomioitava muutama asia. 

Me ajattelimme kertoa sinulle kuinka voit helpottaa prosessia ja luoda vuorovaikutuksellisen sekä tuotteliaan ilmapiirin. Jaoimme vinkit kahteen ryhmään. Toisessa kerromme, mitä tulee ottaa huomioon ennen kokouksen alkua ja toisessa taas mitä on hyvä tietää kokouksen aikana. Pidemmittä puheitta, mennään asiaan!

Mitä tehdä ennen etäkokouksen alkua?

Tunne työkalusi 

Pelkkä etäkokoustyökalun käynnistäminen ja linkin jakaminen ei riitä, sinun täytyy tietää kuinka käyttämäsi ohjelma toimii. Tutustu ohjelman toimintoihin ennen kokousta. Neomeet tarjoaa kattavat oppaat, sekä tukipalvelut jos kuitenkin törmäät ongelmatilanteeseen kokouksessasi.

Etäkokouksen valmistelu

Ennen kuin aloitat kokouksen, sinun täytyy varmistaa. Varmistaa, että laitteisto toimii ja hankkia kokouskaiutin. Näin varmistat, että kaikki paikalle tulleet kuulevat myös kokouksen etäosallistujat.

Valmistele ja jaa esityslista etukäteen

Tarvittavien asioiden kerääminen kokousta varten vie aikaa. On siis viisasta tehdä valmistelut huolellisesti ennen kokouksen alkua. Aika on rahaa jokaiselle yritykselle ja etäkokouksen sujuvuus on tärkeä vaikuttaja. Tämän takia sinun tulisi aina suunnitella etukäteen ja järjestää tarvittavat asiat kuntoon ennen kokouksen alkua. 

On myös tärkeää muistaa jakaa kokouksen esityslista ennen kokouksen alkua kaikille osallistujille, jotta hekin osaavat valmistautua tarpeen mukaan. Tämän myötä osallistujilla voi olla valmiina mietittyä palautetta sekä ehdotuksia kokoukseen liittyen. Osallistujat voivat kommentoida esityslistaa ennakkoon ja kommentit kannattaakin lukea kokouspäivän aamuna.

Kutsun lähettäminen oikeille henkilöille

Suuret kokoukset eivät ole yleensä tehokkaita, oli kyse etäkokouksesta tai naamatusten tapahtuvasta perinteisestä kokouksesta. Kun kokouksessa on liikaa ihmisiä, esityslista voi hukkua liikaan äänimäärään sekä monilla on paljon lisättävää kokoukseen. Neomeet tarjoaakin kokoukseen puheenvuoropyynnöt, eli osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa viittaamalla sovelluksessa ja järjestäjä jakaa puheenvuoroja aktivoimalla käyttäjän mikrofonin.

Etäyhteys ja sääntöjen asettaminen 

Etäkokouksen onnistuminen on riippuvainen kokouksen sujuvuudesta. Tämä tarkoittaa, että jokaisen osallistujan on tiedettävä kokouksen esityslista. Olipa se sitten ideoiden pohtimista, äänestämistä, uusien asioiden esille tuomista, on kokouksen vetäjän laadittava esityslista jota noudatetaan. 

Pientä jutustelua ennen itse asiaa

Pientä jutustelua voi miettiä turhana, mutta juuri sitä tehdään perinteisissä kokouksissa kasvokkain. Kuulumisten kysely tuo rennon aloituksen kokoukselle ja näin varmistat myös osakkaiden laitteiston toimivuuden. Monelle etäkokoukseen osallistuminen saattaa olla ensimmäinen kerta ja hänellä saattaa olla epäilys laitteistonsa toimivuudesta. 

Ole kohtelias myös etänä

Taustalla kuuluvat äänet ja sivukeskustelut voivat häiritä, mutta älä anna sen olla ongelma. Tarvittaessa muistuta kaikkia pysymään keskittyneinä sekä pysymään aiheessa. Osallistujat pysyvät vuorovaikutuksellisina ja keskittyneinä paremmin.

Kannusta osallistumaan etäkokoukseen

Ihmiset keskittyvät parhaiten jos vain yksi henkilö on kerrallaan äänessä, joten on hyvä jakaa puheenvuoroja ja kertoa ajatuksia vuorotellen. Osallistujille on tärkeää tulla kuulluksi ja tuntea pystyvänsä vaikuttamaan kokouksen asioihin. Muista myös tarkastella ja huomioida osakkaiden lähettämiä viestejä kommentti osiossa.

Käytä oikeanlaista kokouspalvelua

Nyt tiedät kaikki tärkeät asiat onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen. Seuraamalla näitä ohjeita, järjestät vuorovaikutuksellisia ja tuottoisia etäkokouksia. Nyt sinun täytyy valita sopiva laite sekä oikeanlainen kokouspalvelu käyttöösi. Jos etsit juuri oikeaa etäkokouspalvelua, Neomeet on erinomainen ratkaisu.

Neomeet on kokonaisvaltainen kokouspalvelu, joka auttaa sinua järjestämään onnistuneet ja lainmukaiset etäkokoukset vahvalla tunnistautumisella mistä ja milloin vain. Jos sinulla on kysyttävää, lisää kommentti alla olevaan kenttään tai kysy chatissa ruudun vasemmassa alalaidasta. Vastaamme mielellämme kaikkiin kysymyksiisi. Tässä kaikki tältä erää. Pysy kuulolla, sillä meiltä on tulossa uusia artikkeleita etäkokouksiin liittyen.