Mitkä ovat etäkokouksen hyvät ja huonot puolet?

Etäkokous on nykypäivänä suosittu ilmaisu. Vaikka tämä tekniikka ei ole uutta, on sen suosio noussut dramaattisesti. Aikaisemmin uskottiin, että vain suuret yritykset hyödyntävät etäkokouksia hintansa vuoksi. Nykypäivänä on kuitenkin paljon edullisia ja monipuolisia alustoja kokousten pitämiseen. Neomeet, Zoom sekä monet muut etäkokouspalvelut ovat käytössä erityisominaisuuksillaan, hyödyillään ja haitoillaan. 

Etäkokouksista on tullut polttava aihe yritysasiantuntijoille. Vaikka haittoja löytyy, hyötyjen lista ylittää haitat helposti. Kannattaako etäkokouksia siis alkaa hyödyntämään työnteossa? Entä jos vain soittaisit tiimillesi ja keskustelisit puhelimessa etäkokouksen sijaan? 

Jos sinulla on epäselvyyksiä asian suhteen/Jos olet epäileväinen etäkokousten hyödyistä, katsotaan muuttuuko mielesi tämän artikkelin jälkeen. 

Etäkokous: Hyödyt ja haitat

Jos olet vasta aloittanut etäkokousten käytön, asiat saattavat tuntua hankalilta ja väsyttäviltä. Jos teknologia ei ole juttusi, voi uusiin asioihin tottuminen olla vaikeaa. Selkeyttääksemme asiaa, tässä siis etäkokousten hyvät ja huonot puolet.

Viestinnän selkeys

Tutkimukset osoittavat, että yli puolet ilmaisusta tapahtuu kehon eleillä ja ilmeillä. Keskustellessa muiden on nähtävä miten puhut. Jos osallistut tärkeään keskusteluun, ilmaisemasi ajatus ei ehkä ole niin selkeä pelkästään äänikonferenssia käyttäen.

Parhaat kokouspalvelut, kuten Neomeet, tarjoavat HD -videolaadun. Sen avulla muut ymmärtävät helposti mitä ja miten sanot asiasi. Tämä tekee etäkokouksen pidosta erittäin selkeää. 

Kodikasta yhteistyötä

Etätyö voi vaikeutua jos luotat vain ääniyhteyteen. Videopuhelussa voit ilmaista ajatuksiasi selkeästi, mutta voit myös tehdä paljon enemmän. Aivan kuin fyysisissä kokouksissa, voit rentoutua ja hyödyntää esimerkiksi virtuaalitauluja tai jakaa näyttösi osallistujien kesken. Neomeetin ja Google Meetin kaltaisilla alustoilla olevilla lisäominaisuuksilla voit viedä yhteistyösi aivan uudelle tasolle. 

Halpa hinta

Tällä hetkellä monet yritykset matkustavat eri maihin työskentelemään yhteistyökumppanien kanssa. Tällaiset yhteistyöt olisivat kuitenkin paljon edullisempia ja yksinkertaisempia etäpalvelua käyttäen. Fyysinen kokous voi usein olla monimutkainen ja kallis jos tapaamispaikka on pitkän matkan päässä. 

Etäkokousten ansiosta kokouksen pidosta on tullut edullista ja helppoa. Sano hyvästit matkakustannuksille!

Nopeat vastaukset

Älykkään ja nopean käyttöliittymän avulla, Neomeetin ja Zoomin kaltaiset alustat tarjoavat nopean ja helposti järjestettävän kokouksen. 

Jos sinun täytyy tehdä nopeita päätöksiä tai suunnittelet muutoksia, sinun ei tarvitse odottaa. Aloita kokous muutamalla napsautuksella missä ja milloin vain riippumatta siitä miten kaukana muut osallistujat ovat. Innovaatiota, kasvua ja strategioita on helppo käsitellä!

Luo yhteyksiä

Vaikka uusiin ihmisiin tutustuminen ja itsensä esittely ei ole sama asia etänä kuin fyysisesti, on tässäkin asiassa etäkokouksissa hyviä puolia. Etäpalveluita käytetään paljon uusien työntekijöiden rekrytointiin. Se toimii hämmästyttävän hyvin, kun aloitat yhteistyön uuden henkilön kanssa. 

Ilmainen kokeilujakso

Jos olet vielä skeptinen etäkokousten suhteen, alustat kuten Neomeet ja GoToMeeting tarjoavat ilmaisen kokeilujakson. Tämän ansiosta voit rauhassa kokeilla näitä alustoja selvittääksesi tarpeesi. Saat käyttöösi monia ominaisuuksia, joita voit käyttää kokouksen aikana.

Etäkokousten haitat

Etäkokous on tehokas työkalu, joka voi poistaa monia työongelmia. On kuitenkin joitakin ongelmia, jotka saavat ihmiset tuntemaan olonsa vaivautuneeksi tämän tekniikan kanssa. 

Läsnäolon puute

Kuten aiemmin mainittiin, yli puolet viestinnästä tapahtuu kehon eleillä ja ilmeillä. Vaikka näkisit muiden ilmeet videossa, se ei silti ole aivan sama asia kuin naamatusten. Kasvokkain käytyjen keskustelujen tehokkuutta on todellakin mahdoton korvata etäkokouksella. 

Verkon epävakaus

Etäkokoukset ovat erittäin käteviä, jos haluat keskustella tai jakaa ideoita etänä. Sitä voidaan käyttää myös seminaareihin, koulutuksiin ja niin edelleen. Sujuva toiminta kuitenkin edellyttää verkon vakautta. 

Nettiyhteys ei välttämättä ole vakaa tietyissä paikoissa. Näissä tapauksissa video saattaa hämärtyä tai jopa alkaa viivästyä verkon laadusta riippuen. Tekninen epävakaus voi tehdä etäkokouksesta haasteellisen.

Vaatii paljon laitteistolta

Laitteiston huonosta laadusta johtuvat ongelmat ovat yksi etäkokousten yleisistä haitoista. Monet alustat, kuten Microsoft Teams vaatii paljon tietokoneelta. Nämä alustat vaativat enemmän muistia ja suorituskykyä. Keskiverto laitteella voi siis olla hankaluuksia näiden raskaiden alustojen kanssa. Tässä tapauksessa voit kokeilla joustavia kokousalustoja, kuten Neomeet tai Zoom.

Parhaan kuvanlaadun saamiseksi tarvitaan myös korkealaatuinen kamera. Varmista siis, että liität HD-laatuisen kameran, jos laitteesi sisäänrakennettu kamera ei ole tarpeeksi hyvä.

Koulutus

Monien on aluksi vaikea sopeutua uuteen tekniikkaan. Jos harkitset etäkokousten aloittamista, haluat varmasti saada työntekijäsi heti vauhtiin. Heidän pitäisi saada asianmukaista koulutusta alustojen käytöstä ja tarvittaessa jopa pienten ongelmien vianmäärityksestä. 

Hinta voi olla kallis

Etäkokoukset tarjoavat paljon hyödyllisiä ominaisuuksia, mutta ne saattavat olla kalliita pienille yrityksille. Lisäksi ylläpitokustannukset voivat olla taakka. Zoom, GoToMeeting ja Neomeet tarjoavat erilaisia lisenssihintoja. Kokeilemalla voit päättää mihin haluat investoida.

Päätelmä

Etäkokoukset ovat osoittaneet merkityksensä kaikkialla ympärillämme. Maailmanlaajuisesti toimivat suuret, sekä pienet organisaatiot ovat alkaneet käyttämään tätä tekniikkaa päivittäin. Aikaa ja kustannuksia on säästynyt merkittävästi. Organisaatiot voivat kommunikoida ja tehdä yhteistyötä välittömästi ja parantaa tuottavuuttaan nopeasti. 

Etäkokousten hyvät ja huonot puolet huomioiden, suunnittele miten aiot hyödyntää valitsemaasi etäkokouspalvelua ja aloita kokoustaminen heti!