Miksi sinun pitäisi käyttää Neomeetia hybridikokouksiin?

Aloitetaan käymällä läpi, mikä hybridikokous oikein on. Hybridikokous on tapahtuma, jossa osa osallistujista tulee kokoukseen paikan päälle ja osa osallistuu kokoukseen kotoa käsin sovelluksen kautta. Vaikka hybridikokoukset ovat olleet olemassa jo muutamia vuosia, niiden suosio kasvoi merkittävästi pandemian aikana. 

Ero hybridi- ja virtuaalikokousten välillä on se, että hybridikokoukset muodostavat yhdistelmän live- ja virtuaalitapahtumien välillä. Tämän tuloksena se luo ympäristön, jossa erityyppiset osallistujat voivat osallistua kokoukseen mistä vain. 

Hybridikokouksissa on paljon etuja:

• Hybridikokoukset ovat kustannustehokas vaihtoehto, jotka hyödyntävät sekä perinteisiä, että virtuaalisia kokouksia.
• Yhteistyökykyinen työympäristö.
• Osallistuminen paikasta riippumatta.
• Mahdollistaa monipuoliset osallistumistavat, joista voit valita parhaan juuri sinulle.

Miksi hybridikokoukset ovat tärkeitä?

Ne lisäävät osallistumista tapahtumiin.

Hybridikokoukset ovat erinomainen lisä paikan päällä tapahtuville tapaamisille ja tällaisten kokousten tarjoaminen lisää osallistujamäärää. Matkakustannusten, ajoituksen tai pandemiarajoitusten vuoksi estyvät henkilöt voivat silti osallistua tapahtumaan etänä ja pääsevät vaikuttamaan asioihin.

Vinkkejä sujuvan hybridikokouksen järjestämiseen

Määritä kokouksesi prioriteetit

Ymmärrä prioriteettisi. Esimerkiksi, kuinka monta osallistujaa tulee paikalle? Järjestetäänkö tapahtuma paikan päällä olevien osallistujien, etänä liittyvien osallistujien vai molempien kanssa? Tarkista, että laitteistosi on ajan tasalla ja että kokouksen äänet kuuluvat kaikille. Varmista, että esitykset ovat valmiita esitettäväksi. Kerää kaikki tarvitsemasi tiedot tulevaa kokousta varten, jotta sinulla on varma olo kokouksessa. Tunnistamalla ja määrittämällä prioriteettisi varhaisessa vaiheessa voit suunnitella ja toteuttaa tehokkaita kokouksia, jotka saavuttavat tavoitteesi ja auttavat strategiaasi.

Järjestäjän roolin ymmärtäminen

Virtuaalikokoukset ja erityisesti hybridikokoukset ovat tehneet elämästämme kätevää. Kasvokkain pidetyt kokoukset voivat olla vuorovaikutuksellisempia ja olla helpompia keskeyttää. Virtuaalisiin kokouksiin liittyminen voi olla ongelma joillekin. Osallistujat eivät voi lukea kehon kieltä tai saada huomiota nostaessa kättään. Virtuaalikokoukset ovat yleensä myös lyhyempiä kuin naamatusten käydyt kokoukset. Teknisissä asioissa saattaa aina ilmetä ongelmia, esimerkiksi jos kaikki osallistujat eivät ole teknisesti taitavia. Järjestäjän vastuulla on siis osallistujien perehdytys.

Tutustu tekniikkaan

Kokouksen aikana tapahtuvat tekniset ongelmat ovat aina haitta. On hyvä tarkistaa jokaisen osallistujan mikrofoni sekä kameran toimivuus kokouksen alussa. Voit jopa pyytää muilta palautetta asetuksista sekä tekniikasta. Saatat joutua muuttamaan joitain ohjelmiston asetuksia, jotta takaat helppokäyttöisyyden. Jos jäät jumiin, pyydä rohkeasti apua tekniseltä tuelta. 

Miksi Neomeet on paras alusta hybridikokouksille?

Monet syyt tekevät Neomeetista parhaan alustan hybridikokouksille. Aluksi, saat 2 viikon ilmaisen kokeilujakson. Ilmainen versio mahdollistaa 10 osallistujaa sekä kaikki täysversioiden toiminnot. Tämän jälkeen voit valita maksullisen version.

Neomeet on selainpohjainen kokousalusta vuosikokouksille ja hallituksen kokouksille. Sinun ei tarvitse ladata ohjelmistoja tai sovelluksia sen käyttämiseksi. Asiakkaitamme ovat mm. yritykset, yhdistykset, kiinteistöpäälliköt, yhdistykset, osuuskunnat, ammattiliitot, rahastot ja kunnat. Käyttäjänä sinun ei tarvitse huolehtia turvallisuudesta ja laillisuudesta, sillä palvelumme sisältää SSL:n yhteyden sekä tietojen salauksen. Toisin kuin muut hydridikokousalustat, me tarjoamme eri tasoisia käyttäjätodennuksia tietoturvallisuuden varmistamiseksi. 

Neomeet käyttää vaiheittaista lähestymistapaa auttaakseen käyttäjää kokousprosessissa. Neomeet tarjoaa yksinkertaisia työkaluja kokouksen järjestäjälle, kutsujen lähettämiseen, kokouksen järjestämiseen, äänestykseen, kyselyiden aloittamiseen ja tarkastamiseen sekä paljon muuta. 

Lyhyesti sanottuna Neomeet on erittäin edullinen, kätevä, tietoturvallinen ja helppokäyttöinen kokousalusta!