Siina Surakka

Siina Surakka

06.04.2021

Isännöitsijä: toteutuvatko nämä asiat taloyhtiösi etäkokouksissa?

Digitalisaation myötä erilaisten palaveri- ja kokousohjelmien käyttö on viime vuosina yleistynyt, ja viimeistään vuoden 2020 keväällä alkanut koronapandemia toi etäkokoukset kaikille toimialoille. Isännöintialalla tästä on […]

Esimerkiksi asunto-osakeyhtiölaki rajoittaa taloyhtiön kokouksia, kuvassa Isännöitsijät kokouksessa - Neomeet

Digitalisaation myötä erilaisten palaveri- ja kokousohjelmien käyttö on viime vuosina yleistynyt, ja viimeistään vuoden 2020 keväällä alkanut koronapandemia toi etäkokoukset kaikille toimialoille. Isännöintialalla tästä on seurannut, että taloyhtiöiden hallituksen kokouksissa ja yhtiökokouksissa on siirrytty kokousten järjestämiseen hybridimallina: tämä tarkoittaa, että osa kokoukseen osallistujista kokoustaa fyysisesti paikan päällä ja osa etäyhteyksien välityksellä. Etäkokousten yleistymisen myötä esiin on myös noussut kysymyksiä esimerkiksi kokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta sekä tietoturvasta, kun esimerkiksi asunto-osakeyhtiölaki sekä erilaiset osallistumistavat täytyy huomioida kokouksien järjestämisessä.

Lainmukaisuus

Etäkokouksia järjestettäessä on tärkeää huolehtia, että ne täyttävät lainmukaisuuden kriteerit. Taloyhtiöiden kokouksia säätelee monia erityispiirteitä omaava asunto-osakeyhtiölaki, joka asettaa vaatimuksia muun muassa ilmoittautumisiin, valtakirjoihin sekä äänestyksiin niin etänä kuin paikan päällä järjestettävissä kokouksissa. Kokoustamisessa käytettävän etäkokousohjelman täytyy niin ikään mahdollistaa kokousten järjestäminen asunto-osakeyhtiölain mukaisesti. Tästä seuraa muun muassa se, että yhtiökokousta ei voi järjestää kokonaisuudessaan Zoomin, Teamsin ja Google Meetin kaltaisilla ohjelmilla, vaan esimerkiksi äänestykset ja pöytäkirjat jäävät sovelluksen ulkopuolisiksi.

Yhdenvertaisuus

Kokouskontekstissa yhdenvertaisuudella tarkoitetaan sitä, että kaikilla osallistujilla on tasavertainen mahdollisuus osallistua taloyhtiön päätöksentekoon. Etäkokousmallissa yhdenvertaisuus toteutuu, jos käytössä on sellainen ohjelmisto, joka mahdollistaa kokouksiin osallistumisen sekä paikan päällä että etänä. Näin päätöksenteossa mukana oleminen on mahdollista kaikille osallistumistavasta ja olinpaikasta riippumatta.

Tietoturva

Digitaalisten kokousvälineiden käytössä yhdeksi suurimmista kysymyksistä nousee usein kokousten tietoturva. Kokoussovelluksissa esimerkiksi vahva tunnistautuminen varmistaa sen, että kokoukseen pääsevät vain sinne kutsutut henkilöt. Lisäksi osallistujien tietojen täytyy pysyä tallessa. Tietoturva-asiat on tärkeää huomioida myös etäkokoussovelluksen valinnassa, sillä ensisijaisesti keskusteluun eikä viralliseen kokoustamiseen tarkoitetuissa sovelluksissa tietoturvavaatimukset eivät välttämättä täyty.

Lainmukaisuus, yhdenvertaisuus ja tietoturva Neomeet-sovelluksessa

Taloyhtiöiden kokouksiin räätälöidyssä Neomeetissa on kiinnitetty huomiota siihen, että lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden sekä tietoturvallisuuden kriteerit täyttyvät. Osallistujia suojaa vahva tunnistautuminen, asunto-osakeyhtiölaki ja sen kriteerit toteutuvat suljetuissa lippuäänestyksissä ja kokouksiin on mahdollista osallistua toisen henkilön puolesta niin ikään asunto-osakeyhtiölain mukaisella valtakirjalla. Lisäksi sovelluksen avulla kokouksiin on mahdollista osallistua niin paikan päällä kuin etänä, mikä mahdollistaa yhdenvertaisen päätöksenteon kaikille taloyhtiön osakkaille. Nämä ominaisuudet huomioivat lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan Neomeet-sovelluksessa:

  • Osallistuminen sähköisellä valtakirjalla
  • Vahva tunnistautuminen kokoukseen
  • Asunto-osakeyhtiölain mukaisen kokouksen järjestäminen yhdellä sovelluksella
  • Mahdollisuus osallistua yhdenvertaisesti paikan päällä ja etänä
  • Asunto-osakeyhtiölain mukaiset äänestykset
  • Osakeperusteisuus ja äänileikkurit huomioitu äänestyksissä
  • Asunto-osakeyhtiölain mukaiset pöytäkirjat
  • Kokousdokumentaatio yhden sovelluksen sisällä
  • Osallistujien tiedot turvassa

Lisää Neomeetin lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta sekä tietoturvasta ja muista ominaisuuksista pääset kuulemaan Neomeetin webinaareissa joka tiistai ja torstai. Ilmoittaudu mukaan tästä.

Anna Kommenttisi

Your email address will not be published. Required fields are marked *