Oikein tehty yhtiökokouskutsu on edellytys sille, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Mitä asioita kokouskutsun tekemisessä täytyisi huomioida? Milloin ja miten kokouskutsu kuuluu toimittaa? Kutsu […]
Oikein tehty yhtiökokouskutsu on edellytys sille, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Mitä asioita kokouskutsun tekemisessä täytyisi huomioida?
Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, ellei taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Kutsu on kuitenkin hyvä lähettää jo aikaisemmin, esimerkiksi 3-4 viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsu tulee toimittaa jokaiselle osakkaalle, jonka postiosoite on taloyhtiön tiedossa, tai joka on ilmoittanut yhtiölle sähköpostiosoitteensa tai muun yhteyden kutsun toimittamista varten.
Joskus taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä saatetaan määrätä, että päätökset täytyy tehdä kahdessa peräkkäisessä yhtiökokouksessa, jotta ne olisivat päteviä. Tällöin kutsua jälkimmäiseen kokoukseen ei saa toimittaa ennen kuin ensimmäinen kokous on pidetty. Kokouskutsussa täytyy myös mainita ensimmäisessä kokouksessa tehty päätös.
Kokouskutsussa on lain mukaan mainittava seuraavat asiat:
Lähtökohtaisesti yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa riittävän selkeästi. Poikkeuksena ovat yhtiöjärjestyksessä käsiteltäviksi määrätyt asiat, joita koskeviin yhtiöjärjestyksen määräyksiin kannattaa myös viitata kokouskutsussa.
Kokouskutsun yhteyteen on hyvä liittää esityslista, jossa käydään läpi kohta kohdalta kokouksen kulku ja siinä käsiteltävät asiat. Kokouskutsuun kannattaa liittää myös kokouksessa tarvittavat asiakirjat, kuten tilinpäätös, toimintakertomus sekä hallituksen päätösehdotukset. Kun osakkaat pääsevät tutustumaan esityslistaan ja asiakirjoihin etukäteen, on kokoustaminen sujuvampaa ja kokouksen kulku selvillä jokaiselle.
Jos kokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen muuttamista, siitä ja muutoksen pääasiallisesta sisällöstä täytyy kertoa kutsussa. Kutsuun kannattaa tällöin myös liittää sekä nykyinen yhtiöjärjestys että ehdotus uudesta yhtiöjärjestyksestä.
Yhtiökokouskutsun yhteydessä kuuluu mainita, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkaiden nähtävillä. Niiden täytyy olla osakkaiden nähtävillä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Esimerkiksi pienissä taloyhtiöissä asiakirjat saatetaan lähettää jo kutsun mukana, mutta niiden täytyy siitä huolimatta olla nähtävillä myös kutsussa ilmoitetussa paikassa. Lisäksi asiakirjat on pidettävä esillä itse yhtiökokouksessa.
Onnistunut yhtiökokouskutsu syntyy helposti Neomeetin avulla. Katso oppaamme etäkokouksen valmisteluun: https://neomeet.fi/oppaat/neomeetin-etakokousopas-taloyhtion-kokouksen-luominen/