Neomeetin ja Omataloyhtiö.fi:n etäkokouskyselyn vastaajat nostivat esiin kysymyksiä etäyhtiökokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta ja tietoturvasta. Neomeet vastaa kyselyn osallistujien kysymyksiin.
Neomeetin ja Omataloyhtiö.fi:n etäkokouskyselyn vastaajat nostivat esiin kysymyksiä etäyhtiökokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta ja tietoturvasta. Neomeet vastaa kyselyn osallistujien kysymyksiin.
Koen, että taloyhtiöni äänestykset eivät ole lainmukaisia, eikä kaikkia ääniä käsitellä tai äänestyksistä pidetä ääniluetteloa. Kenen puoleen voisi kääntyä näiden asioiden osalta, kun etäkokousten laillisuus on kyseenalaista?
Neomeet takaa omalla järjestelmällään, että kaikkien taloyhtiön osakkaiden äänet tulevat huomioiduksi äänestyksissä. Äänestysten jälkeen kaikki ääniluettelot ovat myös helposti saatavilla. Näin taataan etäkokousten laillisuus äänestyksien osalta. Ota yhteyttä Neomeetin asiakaspalveluun sivulta https://neomeet.fi/ota-yhteytta niin kerromme lisää.
Miten ikäihmisten äänet tulevat tietoon? Aiemmissa kokouksissa osallistujia oli n. 80% osakkaista, nyt etäkokouksissa hallituksen lisäksi vain muutama. Miten on yhdenvertaisuuden kanssa?
Neomeetin kokemusten perusteella ikäihmisten on hyvin helppo liittyä kokoukseen etänä. Neomeetin järjestelmällä voidaan taata osakkaille yhdenvertaisuus, sillä etäosallistujilla on samanlaiset mahdollisuudet vaikuttaa kokouksen kulkuun kuin paikan päällä osallistuvilla.
Voiko isännöintiyritys päättää ilman taloyhtiön suostumusta, mitä etäkokousohjelmaa kokouksissa käytetään? Meillä näin on käynyt.
Isännöintiyritys voi antaa oman suosituksensa etäyhteysvälineen käytöstä, mutta taloyhtiö, sen hallitus sekä yhtiöjärjestys päättävät viime kädessä teknisen välineen valinnasta.
Mitä on tehtävissä, jos hallitus päättää, että taloyhtiössä ei järjestetä etäkokousmahdollisuutta tai jos hallitus estää etäkokouksen pitämisen?
Käytännössä taloyhtiön hallitus on hallinnollisessa vastuussa kunakin hallintokautena. Tämä tarkoittaa sitä, että hallitus voi myös päättää miten yhtiökokous järjestetään lain puitteissa. Neomeetin edustaja voi antaa hallitukselle infopaketin etäkokouksessa Neomeetin toiminnallisuuksista. Jos haluat osakkaana, että teemme infotilaisuuden hallituksellenne niin ota meihin yhteyttä osoitteesta https://neomeet.fi/ota-yhteytta.
Yksittäinen osakas pystyy kutsumaan ylimääräisen yhtiökokouksen koolle. Tällainen vaatimus tulee tehdä kirjallisesti hallitukselle ja vaatimuksen takana tulee olla osakkeenomistajat, joilla on vähintään 1/10 osakkeista tai yhtiöjärjestyksessä määrätty pienempi osa kaikista osakkeista (lähde: https://www.kiinteistoliitto.fi/blogit/lakipahkina/ylimaarainenyhtiokokous/). Tämä voidaan tehdä esimerkiksi, jos osakkaiden yhdenvertaisuus on vaaramnettuna puuttuvan etäyhteysmahdollisuuden vuoksi.
Miten ikäihminen osallistuu yhtiökokoukseen kokoontumisrajoitusten aikana, kun ei osaa käyttää tietokonetta eikä sitä ole?
Ikäihminen voi osallistua kokoukseen paikan päällä tai käyttää sukulaisen, ystävän tai vaikkapa naapurin konetta. Jos tämäkään ei ole mahdollista, niin Neomeet Oy voi järjestää tapauskohtaisesti tietokoneet sekä koulutuksen ikäihmisille Neomeet-järjestelmän käytöstä. Tästä pitää sopia yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa. Me Neomeetillä haluamme tarjota kaikille halukkaille mahdollisuuden etäosallistumiseen yhtiökokoukseen. Ota yhteyttä meihin ja kerro tarpeistanne osoitteessa https://neomeet.fi/ota-yhteytta.
Miten varmistetaan tietoturvallisuus etäyhtiökokouksissa? Kuka on vastuussa?
Neomeetin järjestelmä on rakennettu tietoturvalliseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että ainoastaan tunnistautuneet käyttäjät voivat käyttää järjestelmää vain rajoitetuin oikeuksin. Tällä estetään tietojen joutuminen vääriin käsiin ja järjestelmän haitallinen käyttö. Neomeet Oy suorittaa omaan järjestelmäänsä jatkuvia tarkastuksia ja järjestelmän tietoturvaa on testattu finanssialalla toimivan ison organisaation toimesta onnistuneesti. Neomeet Oy vastaa järjestelmänsä tietoturvasta ja tietosuojasta.
Minulta suljettiin pääsy etäyhteyden kautta taloyhtiöni hallituksen kokoukseen. Onko tämä laillista?
Tämä ei ole laillista. Etäkokousten laillisuus toteutuu, kun kaikille tarjotaan yhdenvertainen mahdollisuus osallistua taloyhtiön kokoukseen joko paikan päältä tai etänä.
Minne voi valittaa tai mistä saa neuvoja puheenjohtajan epätasa-arvoiseen toimintaan?
Jos puheenjohtaja kohtelee osakasta epätasa-arvoisesti, paras tapa on kertoa siitä ensin asianosaiselle. Asiasta ilmoittaminen ja sopiminen asianosaisen kanssa on paras ja yksinkertaisin tie taloyhtiösovun ylläpitämisessä. Yksittäinen osakas voi myös tehdä kirjallisen lausunnon puheenjohtajan toimista taloyhtiön hallitukselle. Lisäksi epätasa-arvoasian käsittelemistä voi vaatia isännöitsijän kautta yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen kautta voidaan antaa epäluottamuslause puheenjohtajan toiminnalle.
Jos taloyhtiö on Kiinteistöliiton jäsentaloyhtiö, Kiinteistöliiton neuvontapalveluihin voi ottaa asian tiimoilta yhteyttä: https://www.kiinteistoliitto.fi/palvelut/neuvonta/
Facebookista löytyy myös ryhmiä, joissa asian voi ottaa esille. Kaksi esimerkkiä:
https://www.facebook.com/groups/elamaakotitalossa/
https://www.facebook.com/groups/182409955221714/
Neomeet Oy on myös taloyhtiön osakkaiden tasa-arvon asialla, joten myös meihin voi ottaa yhteyttä ja voimme selvittää onko kauttamme asialle tehtävissä jotain. Ota yhteyttä lomakkeella: https://neomeet.fi/ota-yhteyttä
Jos isännöitsijä hankkii oikeanlaisen ohjelman, pitääkö ohjelma hankkia jokaiselle taloyhtiölle erikseen? Eikö riitä, että isännöitsijällä on ohjelma? Hän väittää, että näin on ja että se on hurjan kallis. Tuo hänen käyttämänsä Teams ei vaan oikein sovellu tähän mielestäni.
Jos isännöitsijä on hankkinut Neomeet-palvelun käyttöönsä, taloyhtiön ei tarvitse enää hankkia erikseen palvelua. Isännöitsijä käyttää palvelua kokousten järjestämiseen ja tekee tarvittavat sopimukset taloyhtiön hallituksen kanssa palvelun käytöstä. Taloyhtiölle palvelu on erittäin edullinen ja se on yksi halvimmista taloyhtiön ylipäänsä hankkimista asioista.
Miten saadaan äänestys etäyhteydellä suljetuksi lippuäänestykseksi ja onko kokouskutsussa kerrottava kuinka äänestys tullaan suorittamaan? Miten voidaan varmistua että etäyhteyden päässä on äänioikeuden omaava henkilö?
Neomeet tukee täysimääräisesti suljettuja ja salattuja lippuäänestyksiä. Eli käyttämällä Neomeetiä taloyhtiö voi varmistua siitä, että äänestysmenetelmän ovat lain ja hyvien käytäntöjen mukaisia kaikkiin eri tarpeisiin. Kokouskutsussa pitää kertoa millaista teknistä välinettä käytetään ja miten äänestykset tullaan hoitamaan.
Etäyhteyden päässä oleva henkilö voidaan tunnistaa kolmella eri tavalla Neomeetissä: sähköpostitunnistautumisella, mobiilitunnistautumisella tai vahvalla tunnistautumisella. Vahvassa tunnistautumisessa voidaan tunnistaa henkilöt pankki- tai mobiilivarmenteilla, jolloin voidaan varmistua siitä, että ruudun takana on äänioikeuden omaava henkilö.
Kuinka nopeasti Neomeetin saa käyttöön?
Neomeet-palvelun saa käyttöön yhdessä päivässä tilauksesta.
Teams ja salainen lippuäänestys! Onnistuuko niin, että sähköpostitse ilmoitan kantani esim. isännöitsijälle tai kokouksen puheenjohtajalle? Eipä ole tähän mennessä kukaan uskaltanut vastata.
Teams ei itsessään sisällä salaista lippuäänestystä. Teamsiä kehittävä Microsoft päivittää ohjelmistoa jatkuvasti, mutta sitä ei ole räätälöity taloyhtiöiden kokousten käyttöön. Teamsiä käyttämällä joudutaan käyttämään erillistä äänestyssovellusta, jonka tietoturvasta ei ole takuita. Lisäksi salaista lippuäänestykseen taloyhtiöiden erityispiirteillä ei löydy juurikaan sovelluksia markkinoilta.
Neomeet-ohjelmisto mahdollistaa sen, että salaisen lippuäänestyksen voi käynnistää tietoturvallisesti missä tahansa kokouksen päätöskohdassa. Ohjelmisto huolehtii siitä, että valtakirjat huomioidaan ja oikeat äänioikeutetut saavat vain antaa äänensä. Neomeet-palvelu myös mahdollistaa taloyhtiöiden äänileikkurikäsittelyn ja tekee myös mahdolliseksi osake- ja osakeryhmäpohjaiset äänestykset.
Neomeet-ohjelmisto tukee sitä, että isännöitsijä voi kerätä etukäteen ennakkovastaukset yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Ne voidaan sitten syöttää kokouksen aikana järjestelmään.
Taloyhtiöiden olisi hyvä saada selkeä ohjeistus ja yksityiskohtainen listaus asioista miten etäkokoukset voidaan järjestää turvallisesti ja lainmukaisesti.
Neomeet Oy näkee, että turvalliseen ja lainmukaiseen etäkokoukseen järjestämiseen tarvitaan kiteytettynä seuraavia asioita:
Oikein valittu tekninen järjestelmä takaa sen, että taloyhtiökokousten erityispiirteet on huomioitu ja kokous voidaan viedä laillisesti läpi. Toisena on tärkeää, että osallistujat ovat hyvin perehtyneet etukäteen tekniseen järjestelmään ja osaavat käyttää sitä omilla laitteistoillaan. Kolmantena on tärkeää, että isännöitsijä on hyvin koulutettu etäkokousten järjestämiseen sekä niissä käytettäviin teknisiin järjestelmiin.
Neomeet Oy voi järjestää taloyhtiöille infotilaisuuden ja kertoo näistä asioista tarkemmin. Ota meihin yhteyttä ja järjestämme sopivan tilaisuuden aiheelle: https://neomeet.fi/ota-yhteytta.
Itselläni on taloyhtiöissä ikärakenne sellainen ettei etäkokouksia ole pystytty pitämään. (yhdenvertaisuus ei toteutuisi)
Neomeet haluaa tukea kaikenlaisia taloyhtiöitä etäkokousten järjestämisessä. Tähän kuuluu myös taloyhtiöitä, joissa asuu ikäihmisiä. Pystymme järjestämään opastusta sekä teknisten laitteiden toimitusta ihmisille, joilla ei ole tällä hetkellä valmiuksia osallistua etäkokouksiin. Tätä kautta voidaan järjestää mahdollisuus järjestää yhtiökokous sitä haluaville myös etäyhteyden kautta. Ota yhteyttä meihin, niin räätälöimme teidän taloyhtiöönne sopivan mallin yhtiökokouksen läpi viemiseksi: https://neomeet.fi/ota-yhteyttä.