5 vinkkiä isännöitsijälle etäkokouksen järjestämiseen

Taloyhtiön kokouksia varten suunniteltujen ohjelmistojen avulla etäkokouksen järjestäminen on helppoa, mutta varsinkin kokemattomammille osallistujille ne saattavat tuntua vierailta. Kokosimme 5 vinkkiä, joiden avulla järjestät onnistuneen etäkokouksen.

1. Varmista, että tekniikka toimii.

Etäkokousta varten tarvitset laitteen, jolla johdat kokousta. Isännöitsijälle ihanteellisin väline on tietokone, osakkaalle riittää esimerkiksi tabletti tai älypuhelin. 

Lisäksi laitteessa tulee olla hyvä nettiyhteys. Nettiyhteyttä on hyvä testata jo etukäteen esimerkiksi kutsumalla osakkaat etukäteen kokeilemaan etäyhteydellä osallistumista. Jos netti pätkii, kannattaa ohjeistaa osakkaita pitämään laitteiden kamerat suljettuina (Neomeet-ohjelmistoon ei kuulu kameramahdollisuutta, eikä netti näin kuormitu yhtä aikaa päällä olevista kameroista). Tarvittaessa netin voi jakaa esimerkiksi puhelimesta, tai harkita kokouspaikan vaihtoa kellarikerroksesta maanpinnan yläpuolelle.

Huolehdi myös mahdollisuuksien mukaan, että laitteessasi on ulkoinen mikrofoni, jonka käyttö parantaa huomattavasti äänenlaatua. Jos ääni ei kuulu tarpeeksi selvästi, voit kokeilla kuulokkeiden käyttöä kokouksessa.

2. Tallenna kokous.

Jos yksi tai useampi osakas ei pääse kokoukseen, äänitä tai videoi kokous ja jaa kokoustallenne jälkikäteen osakkaille. Neomeet tallentaa etäkokouksen ääniraidan automaattisesti, ja sen voi jakaa osakkaille kuuntelua ja myöhempää käyttöä varten.

3. Pidä mikrofoni suljettuna, ellei ole oma puheenvuorosi.

Osakkaiden pyytäessä puheenvuoroa ja esittäessä kommenttejaan isännöitsijän on hyvä pitää mikrofoninsa suljettuna, ettei mahdollinen taustamelu häiritse muita. Ohjeista myös osakkaita pitämään mikrofoninsa suljettuina omia puheenvuorojaan lukuun ottamatta.

4. Kuuntele, kunnioita ja ymmärrä muita.

Muista, että etäkokoukseen osallistuu lukuisia osakkaita, joten kunnioita muita. Valmistele kokous ajoissa, älä puhu muiden päälle, kuuntele osakkaita ja ole kärsivällinen.

5. Ohjeista osakkaita.

Etäkokous on monille täysin uusi tilanne, ja helppokäyttöisistä ohjelmistoista huolimatta osallistuminen voi tuntua jännittävältä tai vaikealta varsinkin ensikertalaisille. Anna osakkaille kattava ohjeistus ja järjestä tarpeen tullen harjoituskokous, jotta osakkaat oppivat käyttämään ohjelmaa. Erityisesti puheenvuoron pyytäminen ja äänestys on hyvä kerrata etukäteen, jos ne tuntuvat vaikeilta. Ole lisäksi valmiina vastaamaan osakkaiden kysymyksiin ja antamaan ohjeita myös kokouksen aikana. Tämän artikkelin vinkit toimivat hyvinä ohjeina myös osakkaille.

Isännöitsijä, tuottaako etäkokouksen järjestäminen ongelmia tai tarvitsetko teknistä apua? Ota meihin yhteyttä Whatsapissa (puh. 040 687 9990), chatissa (nettisivujen oikea alakulma) tai osoitteessa https://neomeet.fi/ota-yhteytta/.